Når kan du bruke advarsler i arbeidsforholdet?

Publisert:

Bruk av advarsel

Arbeidsgiver kan gi advarsel til ansatte som ikke overholder sine plikter etter arbeidsavtalen, eller som handler i strid med arbeidsgivers interesser for øvrig.

Bruken av advarsel er ikke regulert i lov. I praksis vil imidlertid bruken av advarsel ofte ha en sentral betydning i en etterfølgende arbeidsrettssak. 

En advarsel kan ha minst to formål:

  • Som korreksjon på den ansattes opptreden. Dette gjøres ved å meddele i en advarsel at en bestemt type handlinger ikke er akseptable og vil kunne få følger for ansettelsesforholdet.
  • Det kan også brukes for å styrke det bevismessige grunnlaget for en eventuell senere oppsigelse eller avskjed. Det er enklere å vinne frem i en sak hvor arbeidsgiver kan dokumentere en solid saksbehandling; at det er gitt advarsler og hva disse knyttet seg til.

Advarsler er også egnet til å skape en klarhet for arbeidstaker i forhold til hvilke regler som gjelder, samt hva som forventes om utførelse av arbeidet, resultater mv. En oppsigelse skal ikke komme overraskende på den ansatte, og det er viktig at han/hun da har fått en klar oppfordring til å endre adferd/opptreden gjennom advarsler før oppsigelse eventuelt gis. Dersom det allerede er gitt advarsel, kan det ikke gis oppsigelse før det har skjedd en ny forseelse.

En advarsel er en sterk reaksjonsform og bør ikke gis i utide. Mindre og bagatellmessige forhold bør søkes korrigert ved veiledning og opplæring, og en muntlig påtale er å foretrekke som reaksjonsform. Kommer en ansatt 5 minutter for sent vil derfor en advarsel som oftest ikke være passende. Dersom det derimot er flere mindre forgåelser fra den ansatte, som isolert er av bagatellmessig karakter, kan de samlet utgjøre et selvstendig grunnlag for å avslutte arbeidsforholdet. I slike tilfeller vil advarsel være fornuftig å bruke.

Hvordan går du frem?

Det er ikke noen formelle krav til hvordan en advarsel skal utformes, men vi anbefaler at den gis skriftlig. Det styrker arbeidsgivers posisjon dersom det skulle utvikle seg til en arbeidstvist. Videre vil en skriftlig advarsel ofte ha et mer formelt preg enn en muntlig, og således virke mer korrigerende.

Det må fremkomme at det er snakk om en advarsel og hva som er bakgrunnen for denne. Advarselen bør også inneholde klare forventninger om at arbeidstaker i fortsettelsen må forholde seg i henhold til arbeidsavtalen, stillingsbeskrivelsen, personalhåndbok og øvrige dokumenter som regulerer utøvelsen av stillingen. Arbeidstakeren skal videre gjøres oppmerksom på at konsekvensene av nye brudd kan være oppsigelse eller avskjed.

Vi anbefaler at den ansatte kalles inn til samtale for å diskutere de uakseptable handlingene som arbeidsgiver mener er gjort, samt å høre den ansattes syn på disse, før advarselen gis. Det kan tenkes at forholdet etter en samtale fremstår som bagatellmessig eller at det hele beror på en misforståelse. Da skal advarsel ikke gis. Skriv alltid et referat fra samtalen.

Det er viktig at arbeidsgiver handler så raskt som mulig etter at den ansatte har utført den aktuelle handlingen. Kravet til en grundig saksbehandling tilsier likevel at arbeidsgiver skal ha tid til å gjøre de undersøkelser som er nødvendige for å få brakt de faktiske forhold på bordet. En advarsel er en alvorlig korreksjon og skal ikke utdeles uten å være gjennomtenkt.

Hva med grove overtredelser?

Ved grovt mislighold av arbeidsavtalen, for eksempel ved tyveri, underslag eller ved grov illojalitet, vil virksomheten kunne ha behov for en umiddelbar avslutning av arbeidsforholdet, eventuelt en suspensjon av den ansatte. I slike saker kan oppsigelse eller avskjed gis uten forutgående advarsel. Her er misligholdet så opplagt og grovt at den ansatte ikke trenger å gjøres oppmerksom på at det kan få konsekvenser for arbeidsforholdet.

Rettspraksis har eksempler på at advarsler som er gitt mellom ett og fire år tilbake i tid, er tillagt vekt i oppsigelsessaker. Også eldre advarsler vil kunne ha betydning, dersom de vedrører samme type forhold. Det vil likevel være en tidsmessig grense for hvor lenge en advarsel kan ha betydning. Dette må vurderes konkret i det enkelte tilfellet.

Dersom våre medlemmer har spørsmål knyttet til denne type problemstillinger, ta kontakt med Virkes sentralbord på 22 54 17 00 og be om å få snakke med rådgivningstelefon for arbeidsrett, eller send spørsmål til arbeidsrett@virke.no