Arbeidstakeres rett til innsyn i personalmappen

Publisert:

Alle arbeidstakere er som regel registrert i en personalmappe. Personalmappen dokumenterer arbeidstakerens arbeidsforhold.

Personalmappen kan typisk inneholde følgende dokumenter: søknad med vedlegg, kopi av stillingstilbud og svarbrevet, evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen, arbeidsavtale herunder dokumenter vedrørende lønnsplassering, taushetserklæring, opplysninger om pensjons- og forsikringsordninger, dokumentasjon av permisjoner, korrespondanse med NAV, dokumentasjon av kurs og opplæring, evt. advarsel eller tilsvarende disiplinærtiltak, korrespondanse til og fra arbeidstakeren som berører arbeidsforholdet, kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev, kopi av sluttattest m.v.

I tillegg kan en personalmappe inneholde arbeidsgivers egne interne vurderinger av arbeidstaker, arbeidsgivers egne interne notater knyttet til personalsaker og vurderinger gitt av andre om arbeidstaker.

Arbeidstakere har rett til innsyn i personopplysninger arbeidsgiver har lagret om dem. Denne retten til innsyn følger av personopplysningslovens § 18, og gjelder uavhengig av om personopplysningene lagres i en personalmappe eller andre steder hos virksomheten.

I praksis vil arbeidstaker vanligvis få innsyn i personalmappen sin ved å henvende seg personlig til nærmeste leder eller til personalavdelingen. Arbeidstaker har ikke krav på å få ta med seg personalmappen. Det anbefales at innsynet foretas sammen med nærmeste leder eller noen fra personalavdelingen.

Virke anbefaler at arbeidsgiver utarbeider rutiner for innsyn i personalmapper. Et nyttig punkt i en slik rutine kan være at nærmeste leder/personalansvarlig skal gå igjennom personalmappen før den ansatte får tilgang til dokumenter som vedkommende skal ha innsyn i.