Diett på dagsreiser i 2018

Publisert:

Det er ikke lett å navigere i skattereglene om dekning av kost på reiser, og fra 2018 gjelder nye regler som innebærer at man virkelig må holde tungen rett i munnen. Mange selskaper må justere på sin praksis for kostgodtgjørelse på dagsreiser. Her kommer et forsøk på oppklaring.

Denne ukens juridiske artikkel er skrevet av Therese Karoline Larsen, advokat/partner i Advokatfirmaet PwC. PwC er Virkes samarbeidspartner innen skatt og avgift.

I et nøtteskall

Fra 2018 vil man kun ha mulighet for trekk- og skattefri kostgodtgjørelse etter reiseregning på yrkesreiser forutsatt at man har merkostnader. Vi skal se nærmere både på kravet til yrkesreise og kravet til merkostnader.

I praksis strammes det alså inn på muligheten til trekk- og skattefri dekning, og man bør derfor gå gjennom sine rutiner for å sørge for at den skattemessige behandlingen blir riktig.

Trekk- og skattefrie satser

Satsene for hva som kan dekkes trekk- og skattefritt følger av statens særavtaler for reiser. Ny særavtale er under forhandling og inntil det er enighet om denne skal satsene som gjaldt frem til 31. januar 2017 anvendes. Disse er som følger:

  • For reiser fra og med 6 timer og til og med 12 timer: kr 289.
  • For reiser over 12 timer: kr 537

Er reisen under 6 timer kan man ikke få trekk- og skattefri kostgodtgjørelse, men er eventuelt henvist til refusjonsreglene (som forsåvidt kan anvendes på reiser både over og under 6 timer, som før).

Yrkesreise som vilkår

Yrkesreisebegrepet er definert i forskrift til skatteloven § 6-44, og det er også skrevet side opp og side ned om dette i Skatte-ABC. Reiser til og mellom ikke-faste-arbeidssteder er for eksempel yrkesreiser, noe som blant annet innebærer at mange håndverkere, selgere mv. er på yrkesreiser daglig.

I forskuddsmeldingen for 2018, ble det presisert at arbeidsreiser som blir til yrkesreiser på grunn av behov for å frakte utstyr med bil, ikke innebærer at man får mulighet til trekk- og skattefri kostgodtgjørelse selv om dette er en yrkesreise per definisjon. Det samme ble uttalt å gjelde ansatte som har reise-/transportoppdrag som en del av sitt ordinære arbeid, for eksempel sjåfører, flybesetning, mannskap på båter, politi i UP-tjeneste osv.
Altså: utgangspunktet er at dersom man er på en yrkesreise (med unntakene som nevnt over), så er muligheten for trekk- og skattefri kostgodtgjørelse tilstede. Men...

Tilleggskrav om merkostnader

Det er ikke nok at man er på en kvalifiserende yrkesreise. I tillegg må man ha merkostnader. Det er ikke nok at man har utgifter til kost. Hva betyr dette? I forskuddsmeldingen står det:

"Hvorvidt skattyter rent faktisk pådrar seg merkostnader eller ikke, beror i stor grad på skattyters arbeidssituasjon. Merkostnader i denne sammenheng må således vurderes opp mot forutsigbarheten knyttet til vedkommendes arbeid og hvor denne normalt utføres. Skattyter som har et arbeid som nødvendiggjør regelmessig reising (f. eks. håndverkere, selgere), anses normalt ikke å ha merkostnader til kost på slike reiser. Slike kostnader vil i utgangspunktet utgjøre skattyters ordinære matutgifter og må kunne likestilles med kostnader til mat fra kantine, matbutikk e.l., som andre skattytere uten reisevirksomhet påføres. Skattyter som reiser mer sporadisk i kundemøter e.l. vil kunne anses å ha merkostnader til kost da muligheten til å planlegge dagen og måltider ikke er tilstede i samme utstrekning som en vanlig arbeidsdag i vedkommendes yrke. Dette forutsetter at kostnadene til mat ikke dekkes av andre (arbeidsgiver, kunde mv.)."

Hva som egentlig ligger i merkostnadskravet er uklart, men vi skal forsøke å gi litt veiledning på hvordan man kan tenke.

For det første er det antakelig arbeidsgiver som står nærmest til å vurdere om de ulike ansatte har merkostnader. Dette har også Skattedirektoratet gitt uttrykk for. Likevel er det uheldig at Skattedirektoratet ikke har gitt nærmere retningslinjer for vurderingen. Vi anbefaler derfor at dersom arbeidsgiveren mener det er grunnlag for å hevde at merkostnadsvilkåret er oppfylt, så bør det begrunnes og skrives ned. Dette bør skrives ned nå, og ikke f eks i forbindelse med et bokettersyn. Vurderingen bør gjøres på ansattnivå eller for en gruppe ansatte som er sammenlignbare.

Det er slik vi forstår det ikke de konkrete kostnadene som er avgjørende når man skal vurdere om det er merkostnader, men om reiseaktiviteten som sådan er påregnelig som en del av den jobben man er satt til å gjøre, om reisene, dagene og måltidene er mulige å planlegge, om de er forutsigbare mv. Skattedirektoratet har gitt uttrykk for at reisehyppigheten ikke i seg selv er avgjørende, men vi tror likevel at reisehyppigheten i praksis vil ha betydning. Altså, desto flere reisedøgn/dager sammenlignet med kontordager, desto vanskeligere kan det bli å argumentere for at det er merkostnader. Grunnen til dette er at man trolig må se hen til hva som er "normalsituasjonen" i vurderingen av påregnelighet/forutsigbarhet.

Reiser man veldig mye, og kanskje nesten hele tiden kan det altså i praksis bli vanskelig å argumentere for at det er merkostnader. Har man en miks av kontordager og reisedager er det kanskje lettere. Er man i all hovedsak på kontor/et fast sted, men innimellom på reise, har man nok en enda lettere argumentasjon for at det er merkostnader. Når man ser på omfanget av reiseaktiviteten må både overnattingsreiser og dagsreiser være med i vurderingen.

Så kan det selvsagt diskuteres hvor stor vekt det er riktig å legge på reisehyppigheten. Også en arbeidssituasjon med stor reisevirksomhet kan etter vår oppfatning innebære et uforutsigbart reisemønster og utfordringer med å planlegge dagen og måltider. Etter vår oppfatning blir det derfor ikke riktig å legge avgjørende vekt på hyppigheten, men vi tror nok at dette vil være et viktig moment.
Smitter regelendringene for godtgjørelser over på reglene for trekk- og skattefrie refusjoner?
Når det nå har blitt noe begrensede muligheter for å motta trekk- og skattefri diettgodtgjørelse på dagsreiser lurer noen på om det finnes en vei rundt. Kan man for eksempel gi ansatte mulighet for å få trekk- og skattefri kostnadsrefusjon i steden?

Svaret er nok nei. Er muligheten for trekk- og skattefri diettgodtgjørelse stengt, så gjelder det samme refusjon.

Mat som naturalytelse

Mat som naturalytelse følger egne regler i skattelovgivningen. Har man ansatte som ikke oppfyller merkostnadsvilkåret, og dermed ikke kan motta trekk- og skattefri diettgodtgjørelse eller refusjon, kan man vurdere en løsning med naturalytelse. Det vil si at de ansatte kjøper eller får mat, men regningen går rett til arbeidsgiver, eksempelvis ved betaling med firmakort eller hvor serveringssteder/bensinstasjoner el kan sende regning rett til arbeidsgiver.

Skattereglene sier da at den ansatte skal skattlegges for fri kost etter sats. For 2018 er satsene:

Fri kost - alle måltid kr 88
Fri kost - to måltid kr 69
Fri kost - ett måltid kr 45

Ønsker man å tilby ansatte mat på reise betyr dette at man antakelig kommer billigere unna både som ansatt og som arbeidsgiver fra et skatteståsted, ved å velge naturalytelsen. Men man må selvsagt vurdere hvor høye kostnader som skal tillates, og i hvilke situasjoner.
I lys av innstrammingene for diettgodtgjørelser og refusjoner virker dette kanskje som «too good to be true». Foreløpig er reglene slik, men hva som venter rundt neste sving vites ikke.

Uklare skatteregler

Enklere regler - særlig på dette området - er sterkt ønskelig. Da må både lovgiver og skatteetaten kunne svelge noen kameler, og godta at noen får noe som kanskje ikke er helt etter skattelovens system... Ingen er tjent med regler som alltid vil etterlate seg større eller mindre grad av usikkerhet knyttet til om man gjør det riktig eller ei.

Det har vært arbeidet med dette regelverket lenge, og vi må vel kunne være så ærlig å si at vi forventet avklaringer som skulle gjøre ting enklere. De har foreløpig ikke kommet.

Virkemedlemmer får rabatt hos PwC på rådgivning innen skatt og avgiftsrettslige problemstillinger. Ta kontakt med advokat Hege Stensland Sveen for mer informasjon om Virkes fordelsavtale med PwC.