En feilansettelse kan koste deg dyrt

Publisert:

En feilansettelse kan føre til utfordringer på arbeidsplassen, den kan bli arbeidskrevende og ikke minst kan det bli dyrt for arbeidsgiver. Hvordan går du frem for en best mulig ansettelsesprosess?

Den ansatte er omfattet av et stillingsvern fra første arbeidsdag. Det er derfor viktig at arbeidsgiver foretar en god rekrutteringsprosess slik at man ender opp med den riktige kandidaten til stillingen. Ansettelse av feil person kan koste deg dyrt.

Planlegging

Før arbeidsgiver lyser ut en stilling må det vurderes hvilke behov og kompetanse bedriften trenger. Hvor er vi om fem år? Hva slags kompetanse og kapasitet trenger vi da? Er det nye måter å jobbe på, ny teknologi eller andre endringer som gjør at vi trenger nye folk? Eller kan vi utvikle kompetanse internt? Det er viktig at leder eller ledergruppa er omforent om behov og hva som skal til for å lykkes i stillingen. Lag en kravspesifikasjon. På bakgrunn av den må arbeidsgiver utforme en stillingsannonse. Denne bør inneholde en kort beskrivelse av virksomheten og stillingens tittel. Vær tydelig på stillingens ansvarsområder, hva som skal til for å lykkes, krav til utdanning og erfaring og hvilke personlige egenskaper som er ønskelig. Stillingens plassering i virksomheten og evt informasjon om belønningssystemer bør med, i tillegg til informasjon om søknadsfrist og hvem søker kan kontakte. Innholdet i en stillingsannonse kan binde arbeidsgiver senere, derfor bør innholdet i utlysningsteksten være konkret, korrekt og realistisk. En viktig del av planleggingen er en tydelig prosess: hvem håndterer søknadene? Hvor mange vil vi intervjue? Hvem gjør det? Skal tillitsvalgte involveres? Skal vi benytte case? Annengangsintervju? Personlighets- /evnetester? Målsetting for når kontrakt er undertegnet og den nyansatte skal starte.

Informasjonsplikt om ledige stillinger og mulig fortrinnsrett

Før du som arbeidsgiver starter en ekstern rekrutteringsprosess må du være klar over og overholde reglene i arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver er forpliktet å informere de ansatte om ledige stillinger i virksomheten (arbeidsmiljøloven § 14-1). Arbeidsmiljølovens kapitel 14 har regler om fortrinnsrett for arbeidstakere i enkelte situasjoner. Arbeidstakere som sies opp som følge av rasjonaliseringer har på nærmere bestemte vilkår fortrinnsrett på nye stillinger i virksomheten, forutsatt at de er kvalifisert. Det samme gjelder deltidsansatte, ansatte som har fått redusert arbeidstid og midlertidige ansatte som har blitt sagt opp før avtalt sluttidspunkt. Arbeidstakere som reserverer seg mot å bli med over til ny virksomhet ved en virksomhetsoverdragelse kan ha fortrinnsrett ved nye ansettelser.

Intervju

Målet for nyansettelse er å velge den personen som samlet sett fremstår som den best egnede for stillingen. Etter at arbeidsgiver har valgt ut de aktuelle kandidatene til stillingen fra søknadsbunken, er det viktig at arbeidsgiver forbereder seg godt før man gjennomfører intervjuer. Det er hensiktsmessig å lage en intervjuguide, hvor arbeidsgiver sørger for at alle kandidatene får de samme spørsmålene og hvor man kan kvalitetssikre informasjon som er relevant for stillingen.

Dersom kandidatens CV har åpne tidsperioder, er det også viktig å sjekke ut grunnen til dette. Årsaken kan være et arbeidsforhold som ikke har fungert. Det er best at virksomheten stiller med minimum to personer i intervjuet. Da har arbeidsgivers representanter etter intervjuet mulighet til å diskutere hvordan man oppfattet kandidaten.

Mange kandidater er naturlig nok nervøse for et intervju. For å få frem det beste i personen, er det viktig at dere skaper en god stemning innledningsvis og får kandidaten til å slappe av. Det er selvsagt også viktig å få en god fremdrift i intervjuet og gi kandidaten en forutsigbarhet på formål, tid og resten av prosessen.

Arbeidsgiver må ikke i forbindelse med utlysingen kreve opplyst politisk tilknytning, medlemskap i fagforening, religion, kjønn, seksuell orientering, etnisitet, språk, planlagte familieforøkelse herunder graviditet og adopsjon, nedsatt funksjonsevne eller helse. Det kan være unntak fra regelen. I mange tilfeller kan det være saklig og nødvendig å vektlegge språk. Religionstilknytning kan også være saklig for enkelte stillinger. Under intervjuet gjelder også de samme begrensningene.

Mange stillinger krever fysiske forutsetninger for å gjennomføre arbeidet. Arbeidsgiver kan ikke spørre kandidaten om han/hun har ryggproblemer eller spørre etter medisinske opplysninger. Men arbeidsgiver kan spørre en kandidat om han/hun har fysiske forutsetninger for å utføre arbeidet stillingen krever.

Det anbefales at man alltid gjennomfører et oppfølgningsintervju med de kandidater som går videre til runde to. Det er da viktig at man stiller oppfølgingsspørsmål fra forrige runde samt mer utdypende spørsmål i forhold til stillingens innhold.

Mange opplever at til tross for gode og vel forberedte intervjuer, blir man «lurt». Det kan være lett å la seg blende av en utadvendt person som deler dine interesser eller har felles bekjente. Men et intervju avdekker sjelden for eksempel hvor lojal en person er til beslutninger og tidsfrister, samarbeidsevner, nøyaktighet eller andre personlige egenskaper som kan være viktige i stillingen. Det kan være regningsvarende å gjennomføre personlighetstester. Dette bør så fall være anerkjente tester og utført av kompetente personer.

Det er viktig at arbeidsgiver noterer kandidatens informasjon fra intervjuet da dette kan få betydning i ettertid dersom det viser seg at kandidaten ikke oppfyller stillingens krav, eller at kandidaten har gitt feilaktige opplysninger i intervjuet. Følgen av dette kan eventuelt bli en oppsigelse.

Referanser

Det anbefales på det sterkeste å sjekke referanser. Det er en fordel å snakke med både overordnede og sidestilte kollegaer. Det er også viktig å sjekke referanser fra flere arbeidsgivere. Bruk tid på å oppnå tillit hos referansen; forklar hvor viktig det er både for kandidaten og for eventuell ny arbeidsgiver at referansen svarer ærlig på spørsmålene. Forbered et antall spørsmål, vær kritisk og gå gjerne i dybden på ting som kom frem under intervjuet med kandidaten, spesielt rundt tema der du er usikker. Det er lov til å stille samme spørsmål to ganger eventuelt omformulere spørsmålet hvis svaret virker lite troverdig. Et nyttig spørsmål å stille til slutt er om tidligere arbeidsgiver ville ansatt kandidaten igjen. Forskning viser at referanser, selv om de oppleves nyttige, må tas med «en klype salt». Det kan være mange årsaker til at en tidligere kollega eller medarbeider gir en positiv referanse. De fleste ønsker å hjelpe dem man kjenner, og håpe på selv å bli hjulpet i neste sving. I verste fall kan det være fordi man ønsker å bli kvitt en medarbeider.

Arbeidsavtale

Etter at arbeidsgiver er ferdig med rekrutteringsprosessen og valgt den best egnede for stillingen, skal det utferdiges en skriftlig arbeidsavtale. Arbeidsmiljølovens § 14-6 inneholder tretten minimumskrav til den skriftlige arbeidsavtalen. Det er verdt å merke seg at et av kravene er en beskrivelse av arbeidet eller stillingen. Skriftlig arbeidsavtale skal foreligge snarest og senest en måned etter arbeidsforholdet begynte. Dersom arbeidsforholdet har kortere varighet enn en måned skal skriftlig arbeidsavtale foreligge umiddelbart.

Virke har utarbeidet maler for både faste og midlertidige ansettelser. De ligger på medlemssidene på www.virke.no. Vi tilbyr også kurs i rekruttering, se høyre kolonne.