GDPR - Er det nødvendig med samtykke til ny personvernerklæring?

Publisert:

De nye personvernreglene stiller strengere krav til hvordan virksomheten informerer om personopplysningene som samles inn, og virksomhetens rutiner for behandling av disse opplysningene.

Mal for personvernerklæring

Virke anbefaler at slik informasjon gis i en egen personvernerklæring som er lett tilgjengelig, for eksempel på virksomhetens hjemmeside.

Virke har utarbeidet to maler for hvordan en egenerklæring kan se ut:

  1. Personvernerklæring overfor f.eks. kunder og medlemmer
  2. Personvernerklæring overfor virksomhetens ansatte

Disse malene er tilgjengelig for Virkes medlemmer.

Samtykke

Vi får ofte spørsmål om en slik personvernerklæring også må signeres og/eller sendes til hver enkelt person som er registrert hos virksomheten.

Den enkelte behøver ikke å samtykke til ny og oppdatert personvernerklæring. Når det gjelder spørsmålet om hvordan denne informasjonen skal gis ut til de registrerte, så sier loven ikke så mye om dette.

Hvordan gi informasjon til de registrerte

Datatilsynet uttaler i sin veileder at virksomheten aktivt må gi den enkelte informasjon, i tillegg til at informasjonen bør ligge tilgjengelig på ett sted, eksempelvis hjemmesiden. Det er imidlertid flere unntak og skjønnsmessige vurderinger knyttet til om virksomheten må sende informasjon til hver enkelt registrert.

Informasjon kan gis på ulike måter. Mange virksomheter sender e-post til de som er registrert med informasjon om ny og oppdatert personvernerklæring, samt lenke til denne. Et annet eksempel er knyttet til netthandel: Ved kjøp på nettet kan eksempelvis kjøper få informasjon om behandling av personopplysningene opp på skjermen ved registrering av brukerkonto. Dette omtales gjerne som «dytt-informasjon», det vil si informasjon som blir vist direkte for den enkelte på skjermen. For ansatte kan informasjonen gis i en egen personvernerklæring på intranettet eller i personalhåndboken, gjerne i kombinasjon med utsendelse av e-post til den enkelte med lenke til erklæringen.

Har du spørsmål om personvern?

Virkeadvokatene har utarbeidet Virkes 7 steg for å komme i samsvar med det nye personvernregelverket som trådte i kraft i juli i år. Vi anbefaler alle våre medlemmer å gjøre seg kjent med disse enkle og brukervennlige stegene.

Virkeadvokatene har god kompetanse innen personvern, og ved spørsmål kan vi nås på tlf. 22 54 17 00 eller på e-post: .