Hvordan gjennomføre en generalforsamling?

Publisert:

Det nærmer seg sesong for å avholde ordinær generalforsamling for de fleste aksjeselskap, og her får du noen praktiske råd for å forberede din virksomhets generalforsamling.

Alle aksjeselskap og allmennaksjeselskap må avholde minst en generalforsamling i året. Den ordinære generalforsamlingen skal normalt avholdes senest 30. juni hvert år, med mindre selskapet har avvikende regnskapsår.

Før generalforsamlingen

Det er styret i selskapet som har ansvaret for å kalle inn til generalforsamlingen. Innkalling til generalforsamling sammen med dokumenter som gjelder de saker som skal behandles på generalforsamling skal som hovedregel sendes til hver aksjonær pr. post senest en uke før generalforsamlingen, med mindre selskapets vedtekter har bestemmelse om lengre frist. Det kan inntas en bestemmelse i vedtektene om at dokumenter i stedet gjøres tilgjengelig på selskapets nettside. En aksjonær kan likevel kreve å få tilsendt dokumentene. Innkallingen skal beskrive de saker som skal behandles på generalforsamlingen. Forslag om vedtektsendringer må gjengis i innkallingen.

Gjennomføringen av generalforsamlingen

Alle aksjonærer har rett til å møte på generalforsamlingen, enten selv eller ved en fullmektig. Hver aksjonær har også rett til å ta med en rådgiver på generalforsamlingen, ofte en advokat, som vil ha talerett, men ikke stemmerett, i møtet.

Det viktigste den ordinære generalforsamlingen gjør er å godkjenne selskapets årsregnskap, herunder årsberetning, dersom selskapet er av en slik størrelse at dette er lovpålagt. Etter at årsregnskapet er vedtatt av generalforsamlingen må det sendes inn til Brønnøysundregistrene senest 31. juli. Dersom du er forsinket i forhold til denne fristen vil det påløpe forsinkelsesgebyr.

Videre skal generalforsamlingen behandle andre saker som bestemt i loven eller i selskapets vedtekter. Herunder er det generalforsamlingen som bestemmer endringer i selskapets styre, altså om nye medlemmer skal velges inn og/eller om noe medlem skal fratre.

I tillegg til de saker som styret har varslet om i innkallingen, har den enkelte aksjonær rett til å få behandlet de spørsmål hun ønsker på generalforsamlingen. Spørsmål fra aksjonærer må meldes skriftlig til selskapet senest syv dager før fristen for innkalling til generalforsamlingen.

Dersom det holdes ordinær generalforsamling, og ikke forenklet, skal den holdes i den kommunen hvor selskapet har sitt forretningskontor, om ikke vedtektene bestemmer noe annet. Dersom særlige grunner gjør det svært nødvendig kan generalforsamlingen holdes på et annet sted.

Dersom samtlige aksjonærer som møter på generalforsamlingen samtykker, kan også såkalte «benkeforslag», saker som fremmes i møtet, behandles.

Adgang til forenklet generalforsamling

Aksjeloven åpner for at det kan gjennomføres en såkalt forenklet generalforsamling. Dette innebærer at generalforsamlingen holdes uten fysisk møte, men ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Dette forutsetter at ingen aksjonær motsetter seg forenklet behandling. Videre må alle aksjonærer gis mulighet til å delta i behandlingen av sakene i møtet. Dette er typisk praktisk i selskap med få aksjonærer.

Det skal skrives protokoll

Det skal føres protokoll fra møtet i generalforsamlingen. Den skal angi de saker som ble behandlet og de beslutninger som ble fattet, med angivelse av hvordan aksjonærene stemte.

Protokollen skal signeres av møtelederen og minst en annen person som velges på generalforsamlingen, normalt etter forslag fra styret. Protokollen skal oppbevares på betryggende måte i hele selskapets levetid. Etter endringer i regelverket i 2017 er det nå åpnet for at protokollene kan oppbevares elektronisk.

Det er viktig og betryggende at det føres protokoll fra generalforsamlingen. Dette gir god dokumentasjon for at alle lovpålagte saker er behandlet, samt for øvrig dokumentasjon for saker som aksjonærene har diskutert og avgjort.

Har du spørsmål?

Virkes medlemmer kan ta kontakt med oss på tlf. 22541700 og be om rådgivningstelefonen på forretningsjus eller sende spørsmål på e-post: