Ikke slurv med oppfølging av nyansatte

Publisert:

En nyansettelse som ikke er vellykket kan bli en kostbar affære. Virke gir deg enkle tips til hvordan nyansettelsen best følges opp, og blir en suksess.

En slurvete innføring av nyansatte gjør arbeidsgiver mer sårbar dersom den nyansatte ikke fungerer i jobben. Vi gir deg her gode tips på veien. 

Prøvetid

Man kan gjerne si at nybegynnerperioden er regulert i arbeidsmiljølovens bestemmelser om prøvetid. Det er lov å avtale prøvetid inntil 6 måneder, og Virkes råd er normalt å ikke sette noe kortere prøvetid enn det. Som arbeidsgiver trenger du gjerne disse seks månedene for nødvendig oppfølging og vurdering av den heldige utvalgte, og den nyansatte kan bruke tiden på å lære seg jobben og tillate seg å stille «de dumme spørsmålene».

Husk at under prøvetiden har den ansatte stillingsvern. Det betyr både at arbeidsforholdet er løpende etter at prøvetiden er over, og at du som arbeidsgiver ikke kan avslutte arbeidsforholdet uten å dokumentere saklig grunn og følge regler for oppsigelse.

Hvordan skape en god start?

Oppfølging av nyansatt bør:

1. Gjøre vedkommende i stand til å tilpasse seg arbeidsstedet og arbeidsoppgavene på en effektiv og god måte så han vil kunne trives og bidra til virksomhetens videre suksess.
2. Gjøre deg som arbeidsgiver i stand til å gå til oppsigelse uten større risiko enn nødvendig dersom det viser seg at han dessverre ikke tilpasser seg og presterer tilfredsstillende.

Oppfølgingen krever altså at du som arbeidsgiver har to tanker i hodet på en gang, og legger opp til en oppfølging som ivaretar begge tankene.

For begge formål bør oppfølgingen gjennomsyres av at du som arbeidsgiver gjør en innsats for at den nyansatte skal kunne lykkes. Det bør fremkomme skriftlig hvordan oppfølgingen har blitt gjort og hvordan det gikk underveis.

De aller første dagene er det selvfølgelig viktig at den ansatte blir introdusert for de nærmeste kollegaene og andre han skal ha mye med å gjøre, at de praktiske tingene som arbeidsplass, hjelpemidler som f.eks PC og innloggingsinformasjon, nøkler ol. blir gitt. Dette er med på å gi ett godt førsteinntrykk av arbeidsplassen, og bidra til at den nyansatte føler seg velkommen til deres virksomhet.

Tips 1: Innføring i regler og rammer

Ganske umiddelbart etter det bør du gi den ansatte muligheten til å sette seg inn i reglene på arbeidsplassen, for eksempel eventuell tariffavtale, personalhåndbok, arbeidsreglement, HMS-rutiner, arbeidsrutiner, øvrige sikkerhetsrutiner eller annet som er relevant for deres virksomhet. Påse at den nyansatte signerer på at de er blitt gjort kjent med innholdet i bestemmelsene.
Hvis dere har nedfelte verdier og strategi bør den ansatte også få en gjennomgang av dette.
Dette bidrar både til at rammene og handlingsrommet blir klarere, og all den tid du får hans signatur på at han har blitt gjort kjent med innholdet i dokumentene, så vil du normalt kunne vektlegge brudd på dem dersom han skulle opptre i strid med disse.

Tips 2: Prat om forventninger

Ganske snart etter oppstart, for eksempel andre eller tredje dag, er det hensiktsmessig å ha ett møte for å:

  • tydeliggjøre forventninger til den ansatte om hvordan vedkommende skal representere virksomheten utad, om eventuelle individuelle mål, hvordan arbeidet skal utføres og hvordan det forventes at vedkommendesamhandler/rapporterer internt. Vær så konkret som mulig, og Still spørsmål om noe oppleves som uklart.
  • informere om hvordan opplæring skal foregå, og hvilken rutine dere skal ha for tilbakemelding om hvordan tilpasningen til den nye jobben går (se tips 3).

Møtet bør dokumenteres skriftlig. Det kan skje i form av at du skriver et referat som med fordel kan signeres, eller du kan velge å gjøre det litt mer uformelt ved å sende en «oppsummerende e-post» der du ber om tilbakemelding på om noe er uklart.

Tips 3: Opplæring og oppfølgingsrutine

Opplæringen kan ta mange former, avhengig av behovet i din virksomhet. Det er ingen generelle krav til hvordan nyansatte skal læres opp. Like vel er opplæring viktig for å inkludere og gi den ansatte trygghet i hvordan arbeidet skal utføres i nettopp deres virksomhet. Dette gjelder uavhengig av hvilken erfaring og kompetanse vedkommende har fra før.

Det bør fremkomme skriftlig at det har blitt gitt opplæring, om hva det har blitt gitt opplæring i og hvordan det har foregått. Hvis for eksempel den ansatte skal få veiledning av en mer erfaren kollega, så bør det fremkomme i hvilken periode det har foregått, og hva det innebar.

Virke erfarer at mange arbeidsgivere som gir god opplæring tar lett på å dokumentere opplæringen de faktisk gir. Da etterlever man tanken om å gjøre den nyansatte i stand til å tilpasse seg arbeidsstedet og arbeidsoppgavene på en effektiv og god måte, men man glemmer at du skal kunne gå til oppsigelse uten større risiko enn nødvendig dersom nyansettelsen viser seg å ikke bli en suksess.

Under prøvetiden bør den ansatte få tilbakemelding om hvordan arbeidsgiver vurderer hans arbeid og tilpasning til arbeidsplassen. Hvis du har fulgt tips 1 om regler/rammer og tips 2 om forventninger, så har du ett veldig godt utgangspunkt for å gi tilbakemeldinger: Så langt det er mulig bør du knytte tilbakemeldingen til de regler/rammer og forventninger han har blitt gjort kjent med tidligere.
Hvis du formidler at du ikke er helt tilfreds med tilpasningen til arbeidsplassen eller arbeidsoppgavene, bør du avklare med arbeidstakeren om det er noe mer han trenger opplæring i, eller om han har behov for noe annet for å mestre bedre. Arbeidsgiver har alt å vinne på å tilrettelegge for suksess, og mye å tape på å ikke å kunne vise til at man har tilrettelagt for det.

Mange ledere kvier seg for å gi tilbakemeldinger. Virke erfarer at mange arbeidsgivere opplever det som lettere å gi både positive og negative tilbakemeldinger dersom det i forkant er avklart at tilbakemeldinger vil gis med jevne mellomrom det første halvåret etter ansettelse (jfr tips 1).

Positiv tilbakemelding gir den ansatte trygghet om at han mestrer i henhold til forventningene. Når leder er tydelig i tilbakemeldingene sine om brudd på retningslinjer, forventningsbrudd eller at adferden ikke er tilfredsstillende, gir man den nyansatte en reell mulighet til å forbedre seg. I tillegg unngår man at en eventuell oppsigelse innen utløpet av prøvetiden ikke kommer som noen overraskelse, og styrker et eventuelt oppsigelsesgrunnlag.

Tilbakemeldingene og hva virksomheten har gjort for å støtte den ansatte til å mestre jobben bør dokumenters. Også her gjelder anbefalingen om å skrive referat fra møtet der tilbakemelding ble gitt, eller å sende en oppsummerende e-post. Be om bekreftelse eller signatur.

Ta gjerne kontakt med Virkes rådgivere dersom du har spørsmål eller trenger råd.