Innsyn i arbeidstakers e-post

Publisert:

Utviklingen i arbeidslivet de siste årene har ført til at store deler av virksomhetenes kommunikasjon skjer ved bruk av e-post. Arbeidsgivere har derfor i enkelte situasjoner behov for å gjennomgå arbeidstakers e-post.

En ansatt kan være borte fra arbeidet i en lengre periode grunnet sykdom eller ferie.Arbeidsgiver kan da ha et behov for å sjekke om det er kommet inn post som burde bli behandlet før vedkommende er tilbake på jobb. Innsyn i arbeidstakers e-post kan også være nødvendig når arbeidsgiver mistenker pliktbrudd fra arbeidstakers side.

Personopplysningsloven regulerer det å lese e-post eller andre private elektroniske dokumenter.

Det er personopplysningsforskriften § 9-1 som regulerer arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-postkasse, andre elektroniske kommunikasjonsmedier (for eksempel mobiltelefon) eller elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet.E-postadressen er arbeidsgivers arbeidsverktøy og en del av virksomhetens eiendom. Arbeidsgiver kan derfor under visse betingelser lese den ansattes e-poster og tekstmeldinger og gjennomgå arbeidstakers personlige områder i virksomhetens datanettverk. Dette gjelder også opplysninger som arbeidstaker har slettet men som finnes lagret på sikkerhetskopier.

Dokumenter som er lagret på områder som er felles for virksomhetens ansatte har alle med rettighetstilgang i virksomheten adgang til å lese. På disse områdene har alle med rettighetstilgang adgang til å lese.

Arbeidsgiver har ikke rett til å overvåke arbeidstakers bruk av internett, dersom ikke formålet er å administrere systemet eller avdekke/oppklare brudd på sikkerheten i data-systemet.

Vilkår for innsyn

Arbeidsgiver må foreta en vurdering av om innsyn er nødvendig. I nødvendighetsvurderingen skal arbeidsgivers behov for innsyn for å kunne ivareta sine interesser veies opp mot arbeidstakers behov for personvern/vern av sin korrespondanse. Det må foretas en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Dersom ivaretakelse av driften kan oppnås med andre og mindre inngripende midler, vil innsyn i e-post ikke være nødvendig, og heller ikke tillatt.

I de tilfeller hvor det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller berettigede interesser virksomheten, tillates innsyn. Tilfellene det her er tenkt på, er typisk ved ferie, sykdom eller lignende. Innsyn tillates også der arbeidsgiver har begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører pliktbrudd i arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Eksempler kan være der arbeidsgiver har mistanke om at en arbeidstaker ønsker å forlate firmaet og overfører intern informasjon til et annet firma eller hvor det er mistanke om trakassering av kollegaer. Det kan også være aktuelt med innsyn hvor det er mistanke om at arbeidstaker har gjort noe straffbart, for eksempel nedlasting av ulovlig materiale fra nettet eller ulovlig fildeling.

Hvordan handler arbeidsgiver når innsyn skal skje?

Før arbeidsgiver gjennomfører innsyn, skal så langt det er mulig, arbeidstaker varsles. Arbeidstaker skal få mulighet til å uttale seg før arbeidsgiver foretar innsyn. Arbeidsgiver skal i varselet begrunne hvorfor vilkårene for innsyn er oppfylt og hva som er arbeidstakers rettigheter i en slik situasjon. Arbeidstaker skal få anledning til å være med og har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller en annen representant når arbeidsgiver foretar innsyn. Det er hensiktsmessig at arbeidsgiver og arbeidstaker skriver en protokoll når innsynet foretas, slik at man unngår uenighet om hva som faktisk skjedde under innsynet.

I de tilfeller hvor arbeidsgiver har mistanke om forhold som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed og arbeidsgiver er redd for at et varsel fører til at arbeidstaker prøver å fjerne bevismateriale, kan arbeidsgiver speilkopiere filen før varslet gis. Arbeidsgiver har da en kopi som eventuelt kan dokumentere arbeidstakers endringer etter varsel om innsyn, men før innsynet gjennomføres.

I enkelte tilfeller er det ikke mulig eller hensiktsmessig å underrette arbeidstaker før innsynet gjennomføres. Arbeidsgiver er da forpliktet til i ettertid skriftlig å underrette arbeidstaker om vilkårene for innsyn, at innsynet er gjennomført samt anvendt metode og resultat av innsynet. Underretningen skal også inneholde opplysninger om hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet.

Det anbefales at arbeidsgiver lager klare og tydelige retningslinjer for hvordan ansatte kan bruke virksomhetens datasystem herunder internett og konsekvensene dersom retningslinjene ikke følges.

Ved arbeidsforholdets opphør

Arbeidstakers e-postkasse skal avsluttes når arbeidsforholdet opphører. Arbeidsgiver kan imidlertid kreve at arbeidstaker sorterer ut og arkiverer virksomhets­relatert e-post før e-postkassen slettes. Innsyn i e-postkassen før avslutning av denne vil event­uelt være begrenset av reglene beskrevet over. Arbeidsgiver kan kreve at det legges inn fraværsmelding og at kontakter og kunder blir informert om hvem som er ny kontaktperson.