Personvernerklæring for Virkes juridiske rådgivning

Behandlingsansvarlig

Administrerende direktør er på vegne av Hovedorganisasjonen Virke behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. 

Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger i Virkes juridiske rådgivning for medlemmer, abonnenter og andre (heretter klienter) og omhandler i all hovedsak:

  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Personer som er involvert i saker vi bistår i
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til

Formål, personopplysninger som lagres og behandlingsgrunnlaget for dette

I forbindelse med vår utførelse av juridiske tjenester, samt etablering og administrering av klientforholdet, vil Virke samle inn og behandle følgende personopplysninger: 

Kontaktinformasjon: Dersom du er klientens kontaktperson vil vi bruke ditt fulle navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel som er lagret i vårt CRM – system.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om juridisk bistand, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi rådgir og før vi eventuelt sier ja til et advokatoppdrag. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Arbeidsrettslig rådgivning vil som hovedregel ikke innebære slike konfliktavklaringer da rådgivningen vil gjelde interne forhold hos virksomheten. 

Sakshåndtering: Enkelte juridiske oppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetsklienter er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks helseopplysninger eller lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav)

Klientadministrasjon: Dersom det er et fakturerbart oppdrag lagrer vi hvilken bistand vi har utført for deg, tidspunktet for vår bistand, om/når faktura er betalt og om fordringen har gått til inkasso.  For virksomhetsklienter er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Utlevering av personopplysninger og bruk av databehandlere

Virke har inngått databehandleravtale med våre databehandlere og disse opptrer under vår instruks. Leverandørene kan bare benytte personopplysninger til de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

For så vidt gjelder kontaktopplysninger og saksopplysninger kan disse også bli utlevert til motparter, domstoler og tilsynsorganer i forbindelse med rettstvister og andre rettslige saksforhold såfremt dette ikke strider mot vår lovpålagte taushetsplikt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt. 

Lagring og oppbevaring av personopplysninger

Faktureringsinformasjon vil bli lagret i det tidsrommet som følger av lovpålagte krav, herunder bokføringslovgivningen.

Saksopplysninger, arkiv og dokumentasjon i anledning klienters sak vil normalt bli lagret i ti år etter at oppdraget/ den juridiske rådgivningen er avsluttet. 

Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for Virkes del. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav). 

Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rette person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, med mindre vi for eksempel er pålagt å oppbevare dine personopplysninger eller dersom opplysningene er nødvendige for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav. 

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til deg eller til en tredjepart.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

Informasjonssikkerhet

Det er innført en rekke tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å ivareta kravene til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt. Øvrige juridiske rådgivere er alle underlagt taushetsplikt.

Tilgangen til Virkes juridiske rådgivning er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

All trafikk til og fra det skybaserte e-postsystemet Exchange Online er kryptert. For å beskytte selve meldingen og eventuelle vedlegg må det installeres sertifikat for dette i e-post klienten i begge ender. Vedlegg kan krypteres (passordbeskyttelse) i den applikasjonen de er skrevet.

Vi gjør oppmerksom på at elektronisk kommunikasjon generelt lider av svakheter som innebærer at uvedkommende under gitte forutsetninger kan få innsyn i kommunikasjonen. Dersom dette etter en konkret vurdering er nødvendig, vil vi iverksette ekstraordinære sikringstiltak, herunder kryptering og/eller sladding, for å hindre uautorisert innsyn i slik informasjon.  Dersom klienten selv sender usikret elektronisk informasjon til Virke, vil dette være et moment som tilsier at slike tiltak ikke er nødvendig.

Endringer

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. 

Personvernombud 

Hovedorganisasjonen Virke har et personvernombud som påser at personopplysningslovens regler om behandling av personopplysninger blir fulgt.

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende adresser:

E-post: personvern@virke.no
Hovedorganisasjonen Virke
Henrik Ibsens gate 90, 0230 Oslo

For henvendelser som gjelder juridiske oppdrag, ber vi om at saksansvarlig advokat/ rådgiver kontaktes direkte.