Virke gravferds vedtekter
§ 1 Navn og forretningssted
§ 1-1 Navn
Organisasjonens navn er Virke Gravferd.
Virke Gravferd er begravelsesbyråenes forum i Norge.
§ 1-2 Forretningssted
Virke Gravferds forretningssted er Oslo.
§ 2 Formål og organer
§2-1 Formål
Virke Gravferd er et bransjefaglig interessefellesskap i Hovedorganisasjonen Virke, for gravferdsbransjen, og skal på dette området arbeide for:
1. Å ta vare på og utvikle medlemmenes ulike faglige behov, samt fremme det kollegiale fellesskap blant medlemmene.
2. Å styrke gravferdsbransjens omdømme overfor offentligheten.
3. Å virke for et høyt faglig og etisk nivå hos medlemmene i tråd med retningslinjer for god gravferdsskikk.
Styret for gravferd skal:
1. Være medlemmenes talerør inn mot Hovedorganisasjonen Virkes administrasjon og styrende organer.
2. Være Hovedorganisasjonen Virkes talerør og markedsførere utad mot medlemmene og i forhold til offentligheten.
§ 2-2 Organisasjon
Virke Gravferd er organisert som begravelsesbyråenes forum i Norge med lokalavdelinger. I tillegg til Hovedorganisasjonen Virkes organer, herunder generalforsamling, hovedstyre og sentralstyre, har Virke Gravferd følgende organer underlagt Virkes organer:
a. Virke Gravferds årsmøte.
b. Virke Gravferd Representantskap.
c. Styret for gravferd.
d. Valgkomité, etisk utvalg, kvalitetssikringsutvalg.
§ 3 Medlemskap
§ 3-1 Ordinære medlemmer
Følgende virksomheter kan opptas som ordinære medlemmer:
1. Gravferdsbyråer.
2. Konsern innen gravferdsbransjen.
For at en virksomhet skal kunne opptas som ordinært medlem må virksomheten
1. være registrert i foretaksregisteret med eget registreringsnummer,
2. ha en daglig eller faglig leder som har gjennomført Virke Gravferds nettkurs og Virke Gravferds Fagkurs Trinn I
3. fått tilfredsstillende uttalelse fra Virke Gravferds Kvalitetssikringsutvalg (KSU)
Medlemskapene gjelder virksomheten i sin helhet. Ved konsernforhold mellom flere virksomheter innenfor Virke Gravferds område, omfatter medlemskapene så vel morselskapet som datterselskapene beliggende i Norge. Det foreligger konsernforhold der ett selskap (morselskapet) på grunn av avtale eller som eier av aksjer eller selskapsandeler har bestemmende innflytelse over et annet selskap (datterselskap). Et ordinært medlems filial/avdeling kan søke om ordinært medlemskap.
§ 3-2 Assosierte medlemmer
Følgende virksomheter kan opptas som assosierte medlemmer i Virke Gravferd:
- Næringsvirksomheter med leveranser av varer og/eller tjenester til gravferdsbransjen.
- Medlemsbyråer i bransjeorganisasjoner utenfor Norge
For at en næringsvirksomhet skal kunne opptas som assosiert medlem, må virksomheten ha etablert et faglig samarbeid med gravferdsbransjen.
Næringsvirksomheter kan ikke benytte Virke Gravferds logo eller på annen måte markere sin tilhørighet til Virke Gravferd.
Assosierte medlemsbyråer utenfor Norge kan markere sin tilhørighet til Virke Gravferd.
§ 3-3 Æresmedlemmer
Enkeltpersoner som har gjort en særlig stor eller fortjenestefull innsats for bransjen, kan etter forslag fra styret utnevnes av årsmøtet til æresmedlemmer. Saken settes opp som eget punkt på dagsorden for årsmøtet.
§ 3-4 Medlemmenes plikter
Ordinære medlemmer plikter lojalt å rette seg etter Virke Gravferds vedtekter, standarder og vedtak truffet av Virke Gravferds organer og å respektere de yrkesregler som er vedtatt av internasjonale organisasjoner som Virke Gravferd er tilsluttet.
Medlemmene forplikter seg til ikke å utnytte medlemskapet til fordel for ikke- medlemmer. Kravene gjelder tilnærmet likt og så langt som praktisk mulig, for assosierte medlemmer.
§ 3-5 Utmelding
Utmelding skjer skriftlig til Hovedorganisasjonen Virke og i samsvar med Virkes vedtekter. Retten til å bruke Virke Gravferds logo opphører fra utmeldelsesdato.
§ 3-6 Årsavgift
Ordinære medlemmer betaler en kontingent til Virke. Denne kontingent fastsettes av Hovedstyret i Virke.
I tillegg betales en kisteavgift til Virke Gravferd. Avgiftens størrelse fastsettes av årsmøtet.
Assosierte medlemmer betaler kontingent til Virke Gravferd, fastsatt av styret i Virke Gravferd.
Assosierte medlemmer betaler ikke kisteavgift.
Manglende kontingentbetaling fra ordinære medlemmer, reguleres av Virkes vedtekter.
Assosierte medlemmer som står i restanse med årsavgiften for ett år eller mer, kan en måned etter at rekommandert varsel er avsendt, slettes som medlem etter vedtak av styret.
§ 4 Søknad om medlemskap
§ 4-1 Ordinært medlemskap
Ved søknad om ordinært medlemskap benyttes Virke Gravferds søknadsskjema. I tillegg vedlegges oppdatert firmaattest for de virksomheter hvor det er aktuelt.
Søknaden fremlegges lokalavdelingsstyret for uttalelse. Frist for tilbakemelding til sekretariatet er én uke. Deretter gjennomfører Kvalitetssikringsutvalget et kontrollbesøk, og avgir uttalelse til styret. Besøket skal følge oppsatt mal for hva som skal gjennomgås. Denne mal skal være godkjent av styret.
Sekretariatet innvilger medlemskap dersom vilkårene etter § 3-1 er oppfylt. Normal behandlingstid fra mottatt søknad til ferdig behandlet søknad skal være 1-en- måned.
Resultatet av behandlingen meddeles styret, aktuell lokalavdeling og Hovedorganisasjonen Virke.
§ 4-2 Assosiert medlemskap
Ved søknad om assosiert medlemskap benyttes Virke Gravferds søknadsskjema. I tillegg vedlegges oppdatert firmaattest for de virksomheter hvor det er aktuelt.
Styret behandler søknader om assosierte medlemskap.
§ 4-3 Æresmedlemskap
Æresmedlemmer innstilles av styret og velges av årsmøtet.
§ 4-4 Klage på avslått søknad
Dersom en søknad til ordinært eller assosiert medlemskap avslås, kan søkeren innen to måneder fra dato for avslaget, klage avgjørelsen inn for Sentralstyret i Virke.
§ 5 Endringer i medlemskap
§ 5 Endringer i et medlemsbyrå
Endring av firmanavn eller selskapsform krever ikke ny søknad om medlemskap, men firmaattest må snarest sendes til Virke og vedkommende lokalavdeling.
Eierskifte skal snarest mulig meddeles styret og vedkommende lokalavdeling. Ny firmaattest skal sendes til Virke.
Ansettelse av ny daglig leder skal snarest mulig meddeles styret og vedkommende lokalavdeling. Ny firmaattest skal sendes til Virke.
Ved skifte av leder som omtalt i vedtektene § 3-1 annet ledd, nr. 3, skal ny leder senest innen 18 måneder etter tiltredelse oppfylle nevnte kvalifikasjonskrav.
§ 6 Årsmøtet
§ 6-1 Årsmøtet
Årsmøtet i Virke Gravferd avholdes hvert annet år innen 1. juli.
Det ordinære årsmøtet skal:
a. Godkjenne fullmakter til å stemme på årsmøtet
b. Godkjenne innkalling og dagsorden .
c. Velge møteleder .
d. Velge fullmaktskomité/tellekorps på tre medlemmer .
e. Oppnevne to representanter til å skrive under protokollen.
f. Godkjenne styrets beretning.
g. Godkjenne Virke Gravferds regnskap.
h. Behandle budsjett.
i. Fastsette kisteavgift.
j. Velge
I. Styrets leder.
II. Styrets øvrige medlemmer og vararepresentanter når disse er på valg.
III. Oppnevne en valgkomité på tre medlemmer når disse er på valg.
IV. Velge 3 medlemmer med vara-representanter til Etisk Utvalg når disse er på valg.
V. Eventuelle saker som styret har meldt inn til årsmøtet.
VI. Ved behov, velge statsautorisert revisor som tjenestegjør inntil annen revisor velges i dennes sted.
VII. Fastsette sted og tid for neste årsmøte.
Saker som ønskes behandlet, må være innsendt skriftlig til styret innen 1. mars. Vedtektsendringer må være innsendt skriftlig til styret innen 1. februar. I presserende tilfelle kan styret beslutte at også senere innkomne forslag skal behandles av årsmøtet.
Valgkomiteen innstilling til styrets leder og styrets øvrige medlemmer må være innsendt innen 1. april det år årsmøtet avholdes.
Beslutninger fattet av årsmøtet skal nedtegnes i en protokoll. Protokollen undertegnes av møteleder, samt av to representanter valgt av årsmøtet.
§ 6-2 Stemmerett
a. Alle ordinære medlemmer som har betalt årsavgift, har hver en stemme.
b. Et konsern har ett medlemskap med en stemme basert på fullmakt fra konsernet gitt til daglig leder eller annen navngitt person. Alle avdelinger/filialer til det enkelte konsern som har betalt full årsavgift har også full stemmerett. Det enkelte konserns rett i henhold til § 6-2 a og b, begrenses til aldri å kunne utgjøre mer enn 30% av årsmøtets totale antall godkjente stemmer. En stemmeberettiget etter bokstav a, kan avgi stemme for annet medlem etter skriftlig fullmakt.
Årsmøtet skal som hovedregel være åpent for interesserte og presse, men årsmøtet kan beslutte lukket møte.
§ 6-3 Flertallskrav mv
Alle saker avgjøres med alminnelig stemmeflertall blant de fremmøtte/medlemmer representert ved fullmakt, hvis ikke annet er bestemt i vedtektene. Styrelederen har dobbeltstemme ved stemmelikhet.
Ved valg anses den eller de valgt som får flest stemmer, jfr.§ 8-6.
§ 6-4 Krav til innkallingen
Innkallingen skal angi tid og sted for møtet og skal være utsendt senest en måned før møtet skal holdes. Innkallingen skal bestemt angi de saker som skal behandles på årsmøtet. Forslag om å endre vedtektene skal gjengis i innkallingen.
Dersom det foreligger forslag som krever kvalifisert flertall skal innkallingen gjengi forslaget og dets vesentlige innhold, samt styrets merknader til forslaget.
§ 6-5 Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte avholdes når styret eller representantskapet finner det nødvendig eller når det forlanges av en tredjepart av medlemmene. Slikt årsmøte innkalles med minst 1 måneds varsel av styret.
Bare de saker som er nevnt i dagsorden kan behandles.
§ 7 Representantskapet
§ 7-1 Representantskapet
Representantskapet består av styremedlemmene samt lokalavdelingers styreledere. Er en lokalavdelingsleder allerede medlem av styret, trer et annet medlem som lokalavdelingens styre velger, inn i dennes sted.
§ 7-2 Representantskapsmøtet
Representantskapets møter ledes av lederen i styret, og det skal føres protokoll. Protokollen undertegnes av møteleder samt av to stemmeberettigede representanter som velges av representantskapsmøtet.
Representantskapet skal drøfte og fastlegge retningslinjer for Virke Gravferds virksomhet, særlig de mer langsiktige arbeidsoppgaver, behandle og avgjøre de saker som styret legger frem for det, samt de saker som etter disse vedtekter påhviler representantskapet.
Representantskapet innkalles til møte av styret minst én gang i året. På dette møtet skal representantskapet:
a. Godkjenne dagsorden.
b. Behandle styrets beretning om forumets virksomhet og godkjenne dem, de år det ikke er årsmøte.
c. Behandle regnskap og godkjenne dem, de år det ikke er årsmøte.
d. Behandle lokalavdelingens beretninger.
e. Foreslå for årsmøtet årsavgift for kommende periode.
f. Behandle godtgjørelse til styremedlemmer og retningslinjer for dekning av utgifter til
deltagelse i møter.
g. Fastsette antall medlemmer til Virke Gravferds Kvalitetssikringsutvalg og velge disse.
h. Behandle styrets innstilling til medlemmer til valgkomité.
Når styret beslutter det, kan Representantskapsmøtet avvikles som telefon- eller elektronisk møte analogt etter aksjelovens bestemmelser.
§ 7-3 Flertallskrav mv
Representantskapet kan treffe beslutning når mer enn halvdelen av medlemmene er til stede eller deltar i behandlingen. Representantskapet kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle medlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.
Alle saker avgjøres med alminnelig stemmeflertall hvis ikke annet er bestemt i vedtektene. Lederen har dobbeltstemme ved stemmelikhet.
Ved valg eller ansettelse anses den eller de valgt som får flest stemmer.
§ 7-4 Krav til innkallingen
Innkallingen skal angi tid og sted for møtet og skal være utsendt senest en måned før møtet skal holdes. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på representantskapsmøtet.
§ 8 Styret
§ 8-1 Styret
Styret består av minst fem medlemmer og minst to vararepresentanter. Styret velger selv sin nestleder.
Styreleder har fast plass i Hovedorganisasjonen Virkes hovedstyre. Vararepresentant innkalles ved styremedlemmers forfall.
Styremedlemmene og vararepresentanten velges for to år av gangen.
§ 8-2 Styrets møter
Styret avholder møte så ofte lederen eller to av dets øvrige medlemmer finner det nødvendig. Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Årsregnskap og årsberetning skal behandles i møte. Det skal føres protokoll over styrets møter, og avskrift av denne sendes styret og representantskapet. Styrets leder og minst ett av styremedlemmene skal underskrive protokollen. En fast representant fra Hovedorganisasjonen Virke med spesielt ansvar for saker for gravferdsbransjen deltar på styrets møter som sekretær med tale- og forslagsrett.
§ 8-3 Flertallskrav mv
Styret kan treffe beslutning når mer enn halvdelen av medlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.
Alle saker avgjøres med alminnelig stemmeflertall hvis ikke annet er bestemt i vedtektene. Lederen har dobbeltstemme ved stemmelikhet.
§ 8-4 Styrets oppgaver
Styret avgjør alle saker som ikke hører inn under årsmøtet eller representantskapet. Styret skal planlegge Virke Gravferds arbeid og ivareta dens økonomi.
Styret innstiller til representantskapet på medlemmer av valgkomiteen når disse er på valg. Styret er videre forpliktet til å iverksette beslutninger som er fattet av årsmøtet og representantskapet og skal til ordinært årsmøtet fremlegge årsberetning, regnskap i revidert stand samt forslag til budsjett.
Styret kan nedsette arbeidsutvalg og kan kjøpe nødvendige tjenester fra Hovedorganisasjonen Virke m.fl. for å gjennomføre oppgaver og prosjekter.
§ 8-5 Representasjon utad
To av styrets medlemmer i fellesskap representerer Virke Gravferd utad og tegner dets firma. Styret i felleskap kan gi egnet(e) person(er) i Hovedorganisasjonen Virke fullmakt til å representere og tegne Virke Gravferd utad i saker som faller innenfor den daglige ledelse og fusjonsavtalen med Hovedorganisasjonen Virke.
§ 8-6 Nominasjon og valg av styre
Valgkomiteen nominerer minst en lederkandidat og minst fire kandidater til styremedlemmer i styret. I tillegg nomineres minst to kandidater til vararepresentant. Før hvert av valgene skal det gis anledning til benkeforslag.
Lederen velges i separat valg først. Styreleder velges ved skriftlig stemmegivning om ikke årsmøtet beslutter annet.
Dersom det er to eller flere enn to kandidater, må en kandidat ha minst én stemme overvekt for å bli valgt i første omgang. Dersom dette ikke oppnås av noen når det er flere enn to kandidater, går de to som får flest stemmer i første valgomgang videre til en ny valgomgang.
Styremedlemmer velges deretter i skriftlig valg om ikke årsmøtet beslutter annet. Når delegatene avgir stemme, fører de opp på stemmeseddelen det antall navn som skal velges inn i styret. De kandidater som får flest stemmer blir valgt til styremedlemmer.
På samme måte velges til slutt vararepresentant(er). De(n) som får flest stemmer, blir vararepresentant(er).
Ved stemmelikhet holdes omvalg hvor bare de navn som er involvert i stemmelikheten kan motta stemmer.
§ 8-7 Valgkomité og valg av valgkomité
Valgkomiteen består av tre medlemmer. Valgkomiteen velger selv sin leder. Styret innstiller og representantskapet behandler forslag til valgkomitéen før det legges frem for årsmøtet.
Styret utarbeider egne retningslinjer for valgkomiteens arbeid. Retningslinjene legges frem for årsmøtet for godkjenning.
§ 9 Tillitsverv
Alle ordinære medlemmer og assosierte medlemmer, og deres ansatte med samtykke av arbeidsgiver, kan av årsmøtet velges til tillitsverv med unntak av vervet som styreleder som bare kan velges blant ordinære medlemmer.
Et medlem kan ha flere valgbare personer innvalgt i samme eller forskjellige tillitsverv samtidig.
§ 10 Inhabilitet
En tillitsvalgt er inhabil når særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Ved vurderingen skal det tas hensyn til hvordan omverdenen vil oppfatte forholdet.
§ 11 Taushetsplikt
Personer som har tillitsverv i Virke Gravferd, har taushetsplikt overfor uvedkommende med hensyn til det de får kjennskap til gjennom sitt tillitsverv om medlemmenes forhold. Taushetsplikten gjelder også etter at tillitsvervet er avsluttet, og brudd på denne kan medføre erstatningsansvar.
Ved fratreden som tillitsvalgt plikter vedkommende å tilbakelevere alt sensitivt materiale som er mottatt.
§ 12 Etisk utvalg
Virke Gravferds Etiske Utvalg har til formål å overvåke og fremme den etiske og faglige standard i bransjen. Virke Gravferds Etiske Utvalg kan vurdere prinsipielle spørsmål eller forhold ved byråers adferd og avgir uttalelser som skal gjøres kjent for medlemmene.
Utvalget kan også vurdere prinsipielle forhold vedrørende institusjoners, organisasjoners og yrkesgruppers behandling av byråer og byråansatte under sistnevntes utøvelse av sitt arbeid. Kompetanseområdet for Etisk Utvalg omfatter alle sider ved gravferd i Norge.
Etisk Utvalg har egne vedtekter som vedtas av årsmøtet.
§ 13 Kvalitetssikringsutvalg (KSU)
Organisasjonen skal ha et Kvalitetssikringsutvalg bestående av det antall medlemmer som representantskapsmøtet bestemmer, jfr. § 7-2 fjerde ledd litra g.
Kvalitetssikringsutvalget kan foreta jevnlige kontroller av medlemmene for å sikre at de overholder offentligrettslige krav som gjelder for bransjen og at virksomheten drives i henhold til god gravferdsskikk.
Utvalgets uttalelse skal fremlegges ved søknad om medlemskap. Dessuten kan styret ved mistanke om et medlemsbyrås brudd på etiske regler og god forretningsskikk be utvalget undersøke forholdet.
Retningslinjer for Kvalitetssikringsutvalgets arbeid fastsettes av styret.
§ 14 Sanksjoner
1. Kritikk.
Kritikk er den mildeste form for irettesettelse, og benyttes i tilfeller hvor et medlem uten problem vil kunne rette opp uønsket handling. Om ikke kritikken tas til følge og samme handling gjentas, bør det føre til strengere form for sanksjon. Det er styret i Virke Gravferd som gjør vedtak i slike saker, og vedtaket i anonymisert versjon kunngjøres i Gravferdsnytt.
2. Advarsel.
Advarsel er den strengeste form for irettesettelse uten at det får konsekvenser for medlemskapet. Advarsel kan gis når et medlems handlinger eller offentlig kunngjorte standpunkter avviker fra Virke Gravferds formål, eller når medlemmet utviser illojalitet mot Virke Gravferd og/eller mot kollegaer, eller når medlemmet uaktsomt handler i strid med Virke Gravferds vedtekter, eller driver sin virksomhet i strid med allment aksepterte etiske standarder. Det er styret i Virke Gravferd som gjør vedtak i slike saker, og vedtaket, ikke anonymisert, kunngjøres i Gravferdsnytt. Om et medlem ikke retter seg etter denne advarsel kan det medføre eksklusjon.
3. Eksklusjon.
Medlem som forsettlig eller grovt uaktsomt handler i strid med sentrale punkter i Virke Gravferds vedtekter eller driver sin virksomhet i strid med allment aksepterte etiske standarder eller på tross av advarsel gjentar samme type brudd på vedtektene, kan ekskluderes. Dersom det iverksettes eksklusjon etter første ledd, skal det aktuelle medlemmet varsles. I varselet skal det gis rimelig frist til å komme med uttalelse i saken. Vedtak om eksklusjon skal oversendes medlemmet skriftlig og inneholde en kortfattet begrunnelse.
Det er Hovedstyret i Virke som gjør vedtak i slike saker. Se § 15 i Virke Gravferds vedtekter. Kunngjøring av eksklusjon kunngjøres i Gravferdsnytt.
§ 15 Lokalavdelinger
På regionalplan etablerer Virke Gravferds medlemmer lokalavdelinger, hvis geografiske grenser og vedtekter skal godkjennes av styret.
Lokalavdelingen skal vedta egne vedtekter, som må godkjennes av styret før de trer i kraft. Vedtekter vedtatt av Virke Gravferd har rang foran vedtekter vedtatt av lokalavdelingene. En lokalavdeling skal ledes av et valgt styre.
Medlemskap i en lokalavdeling forutsetter medlemskap i Virke Gravferd, og ingen kan være medlem av Virke Gravferd uten samtidig å stå tilsluttet lokalavdelingen.
§ 16 Oppløsning
Virke Gravferd kan bare oppløses hvis årsmøtet beslutter dette med 3/4 flertall blant de fremmøtte/medlemmer representert ved fullmakt og godkjennes av Sentralstyret i Virke.
§ 17 Vedtektsendringer
Forandringer av disse vedtekter kan kun finne sted på årsmøtet. Forslag må være innsendt til styret senest 1. februar det år årsmøtet avholdes. Endringsvedtak krever 2/3 flertall av de stemmeberettigede på årsmøtet.
Endringene skal godkjennes av Sentralstyret i Virke.
Vedtektsendringer trer i kraft umiddelbart med mindre annet er bestemt.