Disse reglene gjelder for hjemmekontor

Under pandemien er mange virksomheter pålagt bruk av hjemmekontor begrunnet i smittevernhensyn. Her får du svar på ofte stilte spørsmål om hvilke regler som regulerer arbeid på hjemmekontor.

Hjemmekontor – hvilke regler gjelder?

  • Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem

    Arbeid i arbeidstakers hjem er regulert i en forskrift fra 2002, den såkalte «hjemmekontorforskriften».

    Forskriften gjelder kun for arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem. Dette betyr at forskriften ikke gjelder når arbeidstaker jobber utenfor hjemmet, for eksempel fra hytta. Videre gjelder forskriften ikke for arbeid i arbeidstakers hjem der arbeidet er «kortvarig» eller «tilfeldig». For arbeid som ikke omfattes av forskriften, vil arbeidsmiljøloven gjelde etter sitt virkeområde.

    Departementet har angitt at «kortvarig» kan være der hjemmearbeidet er under en måned i forbindelse med tilrettelegging, for eksempel at arbeidstaker jobber hjemmefra i en kortere periode som tilrettelegging ved sykdom. Varer arbeidet hjemmefra i full tid over en måned, vil forskriften komme til anvendelse. Om hjemmearbeidet er «kortvarig», må gis en konkret vurdering av om ordningen med hjemmearbeid er av en viss varighet, fasthet og omfang eller ikke.

    Forskriften vil heller ikke gjelde der hjemmearbeidet er «tilfeldig».  Forarbeidene til forskriften uttrykker at hjemmearbeidet er tilfeldig når en arbeidstaker leilighetsvis tar med seg arbeid hjem, og det ikke er en fast ordning.

    Virke har ment at forskriften ikke gjelder når myndighetene pålegger bruk av hjemmekontor slik som for eksempel under pandemien. Arbeids- og sosialdepartementet har uttalt at det ikke kan utelukkes at forskriften gjelder i slike situasjoner.

    Koronapandemien har aktualisert behovet for oppdatering av regelverket. Den 22. april 2021 sendte Arbeids- og sosialdepartementet forslag om ny forskrift om hjemmekontor på høring med høringsfrist den 23. juli 2021. Det antas at den nye forskriften vil være klar til høsten. Departementet har foreslått en tydeliggjøring av forskriftens virkeområde. Det skal ikke være tvil om at forskriften skal gjelde ved pandemier som den foreliggende.

    Ordlyden i § 1 er foreslått endret fra «tilfeldig» til at den ikke skal gjelde ved «sporadisk» arbeid hjemme. Ifølge forslaget skal arbeid fra eget hjem som går utover det som anses «kortvarig eller sporadisk» falle innenfor forskriften.

    Departementet har angitt at «sporadisk» arbeid hjemme vil være der hjemmearbeidet er mindre enn en dag i uken, selv om hjemmearbeidet er jevnlig. Der arbeidstaker har mulighet for hjemmekontor ukentlig, og benytter seg av dette, vil forskriften komme til anvendelse. Men, der den ansatte jobber hjemmefra for eksempel en dag i uken annenhver uke, så vil forskriften etter departementets forslag ikke gjelde.

  • Er det krav til å inngå skriftlig avtale med den ansatte?

    Det er et krav om å inngå en skriftlig avtale med den ansatte når forskriften gjelder. Avtalen skal inneholde følgende:

    • Omfanget av hjemmearbeidet
    • Arbeidstid
    • Når arbeidstaker skal være tilgjengelig
    • Forventet varighet på avtalen dersom den er midlertidig
    • Eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen, frister for slik oppsigelse med mer
    • Eventuelle bestemmelser om prøvetid for avtalen
    • Eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
    • Bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter

    I forslag til ny forskrift har departementet foreslått at ved myndighetspålagt hjemmekontor gjelder ikke et krav om skriftlig avtale med den enkelte arbeidstaker. Det er foreslått at arbeidsgiver i slike tilfeller kan gi den samme informasjonen som skulle vært i en skriftlig avtale i annen skriftlig informasjon. Dette kan for eksempel gjøres i personalhåndboken, over intranettet eller ved en felles e-post. Vilkåret er at denne informasjonen drøftes med de tillitsvalgte. Er det ikke tillitsvalgte i bedriften, kan informasjonen drøftes med verneombudet eller andre ansatte-representanter.

  • Hva er kravene til arbeidsmiljøet hjemme?

    Forskriftens bestemmelser om arbeidsmiljø er et unntak fra arbeidsmiljøloven, og gir ikke de samme detaljerte reglene. Etter forskriften skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige. Dette gjelder blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger.

    Arbeidsgiver har ikke adgang til hjemmekontoret uten at den ansatte samtykker ved særskilt avtale. I praksis må arbeidsgiver sørge for at den ansatte enten får dekket utstyr, eller låne med seg utstyr hjem som gjør at man kan utføre jobben, for eksempel en bærbar pc, skjermer og tastatur. I vurderingen av om noe medfører uheldige fysiske belastninger, vil det også ha stor betydning hvor hyppig hjemmearbeidet er.

    For å forsikre seg om at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig på hjemmekontoret, må arbeidsgiver sørge for at den ansatte har de verktøy som behøves for å utføre jobben. Arbeidstaker må også ta en vurdering på om innemiljøet i hjemmet tilsier at det kan arbeides hjemmefra. Når dette er gjort, kan arbeidsgiver be om å få en skriftlig erklæring av den ansatte om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige.

    I dagens forskrift er det ikke presisert at et fullt forsvarlig arbeidsmiljø også omfatter det psykososiale arbeidsmiljøet, men departementet uttrykker at dette gjelder også i dag. Det er foreslått å presisere dette i forskriftsteksten, slik at det psykososiale arbeidsmiljøet også skal ivaretas. Dette betyr blant annet at arbeidsgiver må sørge for at den ansatte har mulighet til kontakt og kommunikasjon med andre, og at den ansatte ikke utsettes for trakassering verken fra ledere, kolleger eller kunder med mer.

  • Hvem skal bekoste utstyr på hjemmekontoret?

    Forskriften regulerer ikke hvem som skal bekoste utstyr, utover at arbeidsgiver har ansvaret for arbeidsmiljøet. Departementet foreslår ingen endringer i forskriften om dette, og deres begrunnelse er at det ville være for inngripende i arbeidsgivers vurderinger og organisering av virksomheten.

    Arbeidsgiver og arbeidstaker må derfor bli enige om hvem som skal bekoste eventuelt ekstrautstyr, eller om det er slik at arbeidstaker klarer seg fint ved kjøkkenbordet og med laptopen den dagen det jobbes hjemmefra.

    Se om dette under punktet Hva er kravene til arbeidsmiljøet hjemme? ovenfor.

    Det er arbeidsgiver som har det endelige ordet   om arbeidstaker skal innvilges ekstrautstyr til hjemmekontoret eller ei.

  • Er arbeidstiden annerledes på hjemmekontor?

    Utgangspunktet er at den avtalte arbeidstiden i arbeidskontrakten også gjelder ved hjemmekontor. Men, forskriften har en rekke unntak fra bestemmelsene om arbeidstid i arbeidsmiljøloven:

    • Det er ikke en grense på 9 timer per dag før overtid
    • Unntak fra arbeidsmiljølovens regler om vilkår for overtid og lengden av overtid
    • Unntak fra arbeidsmiljølovens regler om gjennomsnittsberegning
    • Arbeidstiden kan gjennomsnitts-beregnes over en fire-måneders periode med maksimalt 48 timer per uke, inklusive overtid
    • Unntak fra arbeidsmiljølovens regler om søndagsarbeid og nattarbeid
    • Alminnelig ukentlig arbeidstid er 40 timer (som i arbeidsmiljøloven)
    • Pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid er overtid (som i arbeidsmiljøloven)
    • Forskriftens bestemmelser om arbeidstid gjelder ikke for ledende eller særlig uavhengig stilling (som i arbeidsmiljøloven)

    Arbeidstiden for hjemmekontoret skal fastsettes i den skriftlige avtalen, og også når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver.

    I en slik avtale kan partene avtale det som passer for dem, men det er også slik at arbeidsgiver kan sette som vilkår for hjemmekontoret at arbeidstiden skal være den samme som på kontoret.

    Det er ikke foreslått endringer i forskriften om arbeidstid, men departementet har bedt om innspill, slik at det kan skje endringer her i ny forskrift.

  • Kan arbeidsgiver pålegge den ansatte å ha hjemmekontor?

    Verken arbeidsmiljøloven eller forskriften sier noe om adgangen til å pålegge hjemmekontor mot den ansattes ønske. Der det foreligger anbefalinger eller pålegg fra myndighetene om hjemmekontor, så vil arbeidsgiver som hovedregel kunne pålegge de ansatte å jobbe hjemmefra.

    I situasjoner der det ikke er noen anbefalinger eller pålegg fra myndighetene om hjemmekontor, er det mer tvilsomt om arbeidsgiver kan pålegge dette. Etter arbeidsmiljøloven § 14-6 bokstav b, skal det gis opplysninger om arbeidsstedet i arbeidskontrakten. Når det er avtalt et bestemt kontorsted, så vil det forutsette at arbeidsgiver stiller med et kontor det skal arbeides fra. Det skal mer til for å endre arbeidssted i kraft av styringsretten enn for eksempel å endre organiseringen av arbeidet og på hvilken måte arbeidet skal utføres.

    Det kan også finnes tariffavtaler der det er avtalt at hjemmekontor skal være frivillig.

    Styringsretten omtales gjerne som retten til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet, samt å inngå og si opp arbeidsavtaler. Styringsretten er begrenset av arbeidsavtalen, lov, forskrift og tariffavtaler, og i noen tilfeller etablert praksis i arbeidsforholdet. I tillegg er det et krav at utøvelsen av styringsretten må være saklig.

    For et pålegg om hjemmekontor må man derfor se på hvilket behov arbeidsgiver har som begrunnelse opp mot hva som er avtalt i arbeidsforholdet. Det vil også kunne være en glidende overgang mellom de tilfeller der arbeidsgiver pålegger hjemmekontor for eksempel en dag i uken, til de tilfellene hvor arbeidsgiver pålegger hjemmekontor hele arbeidstiden.  

  • Kan arbeidstaker kreve å få fortsette med hjemmekontor?

    Etter pandemien er det mange arbeidstakere som vil ønske å fortsette med hjemmekontor, kanskje en til to dager i uken. Verken forskriften eller arbeidsmiljøloven gir den ansatte noen rett til å ha hjemmekontor. Det er helt klart at dette kan avtales mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Dersom arbeidsgiver ønsker at den ansatte skal  tilbake på kontoret full tid, plikter den ansatte å møte til avtalt arbeidssted. Arbeidsstedet skal framkomme i arbeidskontrakten, jfr. arbeidsmiljøloven § 14-6 bokstav b.

  • Hva er kravene til internkontroll?

    Arbeidsgivers internkontrollsystem etter arbeidsmiljøloven § 3-1 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) skal i tillegg omfatte arbeid som utføres i arbeidstakers private hjem.

    Se om internkontrollforskriften og krav til HMS-system i Arbeidsgiverguiden, innlogging kreves.

  • Hva er verneombudets og arbeidsmiljøutvalgets rolle ved hjemmekontor?

    Verneombud og arbeidsmiljøutvalg skal så langt det er praktisk mulig ivareta arbeidstakernes interesser i spørsmål som knytter seg til den enkeltes arbeidsmiljø, samt påse at arbeidsmiljøforhold for arbeidstakere i eget hjem er en del av virksomhetens internkontrollsystem.

    Verneombud har ikke adgang til hjemmekontoret uten etter særskilt avtale med den ansatte.

    Se om verneombud og arbeidsmiljøutvalg og deres oppgaver i Arbeidsgiverguiden, innlogging kreves.

  • Kan Arbeidstilsynet føre tilsyn med reglene om hjemmekontor?

    Etter dagens forskrift har Arbeidstilsynet kun mulighet til å veilede om bestemmelsene, men ikke føre tilsyn eller gi pålegg.

    Departementet har foreslått å endre dette, slik at Arbeidstilsynet både skal få tilsynsmulighet og myndighet til å gi pålegg.

Rådgivningstelefonen

Telefonen er bemannet hver arbeidsdag kl. 08.15-16.00. Husk å ha medlemsnummeret klart.

Ring oss på 22 54 17 00 

Er du medlem kan du også sende din forespørsel til arbeidsrett@virke.no eller forretningsjuridisk@virke.no

Medlemskap i Virke

Medlemskapet gir deg tilgang til en rekke fordeler for deg som arbeidsgiver.

  • Juridisk bistand og rådgivning

    Våre rådgivere og advokater hjelper deg med forretningsjus og arbeidsrett. Har du større juridiske utfordringer stiller vi med et av Norges ledende advokatmiljøer.

  • Analyser og innsikt

    Vi leverer analyser, indekser og innsikt for en rekke bransjer. Våre skreddersydde rapporter gir deg informasjonen du trenger for å fatte de riktige beslutningene.

  • Fordelsavtaler og rabatter

    Vi tilbyr en rekke fordelsavtaler som en virksomhet trenger, på alt fra drivstoff til strøm og telefoni. Du får også rabatter på alle kurs hos Virke og NKI nettstudier.

Se alle medlemsfordelene