Disse reglene gjelder for hjemmekontor

Det er viktig på arbeidsplasser å legge arbeidsforholdene til rette for risikogrupper. Arbeidsgiver kan vurdere å innføre rotasjonsordninger, slik at ikke alle er på kontoret samtidig, for å begrense smitte eller forventet smitte.

Fredag 18. mars 2022 ble det vedtatt endringer i denne forskriften om virkeområde, arbeidstid, krav til skriftlig avtale, krav til arbeidsmiljø og Arbeidstilsynets kompetanse. Disse endringene trer i kraft 1. juli 2022.

Her finner du hjemmekontorforskriften som gjelder fram til 1. juli 2022

Her finner du hjemmekontorforskriften som gjelder fra 1. juli 2022

Forskriften gjelder kun for arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem. Dette betyr at forskriften ikke gjelder når arbeidstaker jobber utenfor hjemmet, for eksempel fra hytta. Videre gjelder forskriften ikke for arbeid i arbeidstakers hjem der arbeidet er «kortvarig» eller «tilfeldig». For arbeid som ikke omfattes av forskriften, vil arbeidsmiljøloven gjelde etter sitt virkeområde.

Fra 1. juli 2022 gjelder ikke forskriften ved «kortvarig eller sporadisk» hjemmearbeid.

Departementet har angitt at «kortvarig» kan være der hjemmearbeidet er under en måned i forbindelse med tilrettelegging, for eksempel at arbeidstaker jobber hjemmefra i en kortere periode som tilrettelegging ved sykdom. Varer arbeidet hjemmefra i full tid over en måned, vil forskriften komme til anvendelse. Om hjemmearbeidet er «kortvarig», må gis en konkret vurdering av om ordningen med hjemmearbeid er av en viss varighet, fasthet og omfang eller ikke.

Forskriften vil heller ikke gjelde der hjemmearbeidet er «sporadisk». Med dette menes hjemmearbeid som skjer av og til, men ikke i et for stort omfang eller som en fast ordning.

Departementet har angitt at «sporadisk» arbeid hjemme vil være der hjemmearbeidet er mindre enn en dag i uken, selv om hjemmearbeidet er jevnlig. Der arbeidstaker har mulighet for hjemmekontor ukentlig, og benytter seg av dette, vil forskriften komme til anvendelse. Men, der den ansatte jobber hjemmefra for eksempel en dag i uken annenhver uke, så vil forskriften etter departementets forslag ikke gjelde.

I det nye forslaget er det også vedtatt at forskriften får anvendelse for arbeidstakere som kun utfører arbeid fra eget hjem, selv om arbeidet er kortvarig eller sporadisk. Dette antas å ikke ha særlig praktisk betydning.

Avtalen skal inneholde følgende:

• Omfanget av hjemmearbeidet
• Arbeidstid
• Når arbeidstaker skal være tilgjengelig
• Forventet varighet på avtalen dersom den er midlertidig
• Eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen, frister for slik oppsigelse med mer
• Eventuelle bestemmelser om prøvetid for avtalen
• Eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
• Bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter

Krav om skriftlig avtale gjelder også ved myndighetspålagt hjemmekontor.

I den nye forskriften som trer i kraft 1. juli 2022, har departementet vedtatt at ved myndighetspålagt hjemmekontor gjelder ikke et krav om skriftlig avtale med den enkelte arbeidstaker. Det er vedtatt at arbeidsgiver i slike tilfeller kan gi den samme informasjonen som skulle vært i en skriftlig avtale i annen skriftlig informasjon. Dette kan for eksempel gjøres i personalhåndboken, over intranettet eller ved en felles e-post. Vilkåret er at denne informasjonen drøftes med de tillitsvalgte på forhånd. Er det ikke tillitsvalgte i bedriften, kan informasjonen drøftes med verneombudet eller andre ansatte-representanter.

Etter forskriften skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige. Dette gjelder blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger.

Arbeidsgiver har ikke adgang til hjemmekontoret uten at den ansatte samtykker ved særskilt avtale. I praksis må arbeidsgiver sørge for at den ansatte enten får dekket utstyr, eller låne med seg utstyr hjem som gjør at man kan utføre jobben, for eksempel en bærbar pc, skjermer og tastatur. I vurderingen av om noe medfører uheldige fysiske belastninger, vil det også ha stor betydning hvor hyppig hjemmearbeidet er.

For å forsikre seg om at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig på hjemmekontoret, må arbeidsgiver sørge for at den ansatte har de verktøy som behøves for å utføre jobben. Arbeidstaker må også ta en vurdering på om innemiljøet i hjemmet tilsier at det kan arbeides hjemmefra. Når dette er gjort, kan arbeidsgiver be om å få en skriftlig erklæring av den ansatte om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige.

I dagens forskrift er det ikke presisert at et fullt forsvarlig arbeidsmiljø også omfatter det psykososiale arbeidsmiljøet, men departementet uttrykker at dette gjelder også i dag. Det er foreslått å presisere dette i forskriftsteksten, slik at det psykososiale arbeidsmiljøet også skal ivaretas. Dette betyr blant annet at arbeidsgiver må sørge for at den ansatte har mulighet til kontakt og kommunikasjon med andre, og at den ansatte ikke utsettes for trakassering verken fra ledere, kolleger eller kunder med mer.

Departementet foreslår ingen endringer i forskriften om dette, og deres begrunnelse er at det ville være for inngripende i arbeidsgivers vurderinger og organisering av virksomheten.

Arbeidsgiver og arbeidstaker må derfor bli enige om hvem som skal bekoste eventuelt ekstrautstyr, eller om det er slik at arbeidstaker klarer seg fint ved kjøkkenbordet og med laptopen den dagen det jobbes hjemmefra.

Se om dette under punktet Hva er kravene til arbeidsmiljøet hjemme? ovenfor.

Det er arbeidsgiver som har det endelige ordet   om arbeidstaker skal innvilges ekstrautstyr til hjemmekontoret eller ei.

Utgangspunktet er at den avtalte arbeidstiden i arbeidskontrakten også gjelder ved hjemmekontor.

Men, forskriften har en rekke unntak fra bestemmelsene om arbeidstid i arbeidsmiljøloven:

• Det er ikke en grense på 9 timer per dag før overtid
• Unntak fra arbeidsmiljølovens regler om vilkår for overtid og lengden av overtid
• Unntak fra arbeidsmiljølovens regler om gjennomsnittsberegning
• Arbeidstiden kan gjennomsnitts-beregnes over en fire-måneders periode med maksimalt 48 timer per uke, inklusive overtid
• Unntak fra arbeidsmiljølovens regler om søndagsarbeid og nattarbeid
• Alminnelig ukentlig arbeidstid er 40 timer (som i arbeidsmiljøloven)
• Pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid er overtid (som i arbeidsmiljøloven)
• Forskriftens bestemmelser om arbeidstid gjelder ikke for ledende eller særlig uavhengig stilling (som i arbeidsmiljøloven)

Arbeidstiden for hjemmekontoret skal fastsettes i den skriftlige avtalen, og også når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver.

I en slik avtale kan partene avtale det som passer for dem, men det er også slik at arbeidsgiver kan sette som vilkår for hjemmekontoret at arbeidstiden skal være den samme som på kontoret.

Fra 1. juli 2022, er denne unntaksbestemmelsen i forskriften tatt vekk, slik at det er arbeidsmiljøloven kapittel 10 om arbeidstid som vil være gjeldende, også for arbeid på hjemmekontor. Den største forskjellen vil være at det da er en alminnelig arbeidstid på ni timer per dag, måten man kan gjennomsnittsberegne arbeidstiden på, og for arbeid på søndager og om natten.

Der det foreligger anbefalinger eller pålegg fra myndighetene om hjemmekontor, så vil arbeidsgiver som hovedregel kunne pålegge de ansatte å jobbe hjemmefra.

I situasjoner der det ikke er noen anbefalinger eller pålegg fra myndighetene om hjemmekontor, er det mer tvilsomt om arbeidsgiver kan pålegge dette. Etter arbeidsmiljøloven § 14-6 bokstav b, skal det gis opplysninger om arbeidsstedet i arbeidskontrakten. Når det er avtalt et bestemt kontorsted, så vil det forutsette at arbeidsgiver stiller med et kontor det skal arbeides fra. Det skal mer til for å endre arbeidssted i kraft av styringsretten enn for eksempel å endre organiseringen av arbeidet og på hvilken måte arbeidet skal utføres.

Det kan også finnes tariffavtaler der det er avtalt at hjemmekontor skal være frivillig.

Styringsretten omtales gjerne som retten til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet, samt å inngå og si opp arbeidsavtaler. Styringsretten er begrenset av arbeidsavtalen, lov, forskrift og tariffavtaler, og i noen tilfeller etablert praksis i arbeidsforholdet. I tillegg er det et krav at utøvelsen av styringsretten må være saklig.

For et pålegg om hjemmekontor må man derfor se på hvilket behov arbeidsgiver har som begrunnelse opp mot hva som er avtalt i arbeidsforholdet. Det vil også kunne være en glidende overgang mellom de tilfeller der arbeidsgiver pålegger hjemmekontor for eksempel en dag i uken, til de tilfellene hvor arbeidsgiver pålegger hjemmekontor hele arbeidstiden.  

Verken forskriften eller arbeidsmiljøloven gir den ansatte noen rett til å ha hjemmekontor. Det er helt klart at dette kan avtales mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Dersom arbeidsgiver ønsker at den ansatte skal tilbake på kontoret full tid, plikter den ansatte å møte til avtalt arbeidssted. Arbeidsstedet skal framkomme i arbeidskontrakten, jfr. arbeidsmiljøloven § 14-6 bokstav b.

Se om internkontrollforskriften og krav til HMS-system i Arbeidsgiverguiden, innlogging kreves.

Verneombud har ikke adgang til hjemmekontoret uten etter særskilt avtale med den ansatte.

Se om verneombud og arbeidsmiljøutvalg og deres oppgaver i Arbeidsgiverguiden, innlogging kreves.

Departementet viser til at Arbeidstilsynet bør ha kontrollmulighet. Dette kan gjøres uten fysiske tilsyn, for eksempel ved tilsyn om den skriftlige avtalen, og arbeidsgivers plikt til å forsikre seg om at arbeidsforholdene hjemme er fullt forsvarlige, og at hjemmearbeidet er omfattet av det systematiske HMS-arbeidet.

Det er presisert i den nye forskriften at Arbeidstilsynet ikke har adgang til arbeidstakers hjemmearbeidsplass uten etter særskilt avtale. Dette er av hensynet til privatlivets fred.