Interne trusler

Bakgrunnssjekk

Noen selskaper opplever at ansatte har tatt kontanter eller forfalsket fakturaer eller returkvitteringer. Andre opplever at utstyr eller firmaets patenter, kontrakter, kundelister eller immaterielle rettigheter blir stjålet eller forsøkt stjålet.

Fristelsen for en ansatt i en gitt situasjon kan være for stor. I noen tilfeller kan det være bevist kriminell infiltrasjon. Ofte er det slik at dersom en ansatt har tråkket over streken så er sannsynligheten for at en slik kriminell adferd vil fortsette til den blir avdekket.

I en ansettelsesprosess er det viktige å avdekke om en person kan ha en kriminell adferd eller kan ha gjort underslag eller andre rutinebrudd i tidligere arbeidsforhold. Den eneste måten å gjøre dette på er å foreta en grundig bakgrunnssjekk av søkere man ønsker å ansette. En arbeidsgiver kan ikke på forespørsel oppgi om en ansatt er avskjediget etter et rutinebrudd eller kriminell handling. Derimot må arbeidsgiver ved å stille andre relevante spørsmål danne seg en god indikasjon på om det er ugler i mosen. Dersom stillingen innebærer håndtering av større verdier bør en være spesielt nøye med sjekk av vitnemål, referanser og annen relevant informasjon.

Avdekking av uærlige ansatte

Dersom man gjennom revisjon, tips eller lignende får mistanke om et straffbart forhold foreligger, er det viktig å ikke kaste seg hodestups ut i det.

Det er viktig at det gjøres ordentlige undersøkelser for å kontrollere om man kan dokumentere avvik. Det kan være manglende kontanter i pasientpenger, nattsafeposer som mangler eller falske returer for å nevne noe. Har man ikke spesialkompetanse på området i egen virksomhet bør slik kompetanse innhentes. Det kan man gjøre ved å kontakte Virke, revisor/konsulentselskap eller et sikkerhetsselskap avhengig av problem og kompleksitet.

Har man gode rutiner og planer for kontroll, vil skaden eller tapet være begrenset og man kan lettere identifisere tidspunkt for hendelsen og hvem som kan være involvert. 

Håndtering av avskjed, oppsigelse eller suspensjon

Ingen forhold er like og hvert enkelt forhold må derfor vurderes for seg selv.

Har man ingen i organisasjonen med kunnskap om lovverket og arbeidsavtaler må slik kompetanse innhentes. Gjør man feil i en slik prosess skader det den ansatte så vel som firmaets omdømme. Virkes advokater har høy kompetanse på området og bistår gjerne med råd og veiledning.

Revisjon og kontroll

Enhver rutine som ikke kontrolleres har over tid en tendens til å utvannes eller gå i glemmeboken.

Den dagen det skjer en feil eller et brudd er det for sent å henvise til rutinene. Dersom alle bryter den, kan ingen gjøres skyldige, annet enn ledelsen selv. Derfor bør rutinene regelmessig revideres (se over) og kontrolleres (det vil si holdes i hevd). Dersom ledelsen oppdager at rutinene ikke følges kan dette ha store konsekvenser for virksomheten. Det er derfor vanlig å gjøre stikkprøver for å se om rutinene følges på en skikkelig måte. Dette kan gjøres ved utpasseringeskontroller (såkalt personkontroll) eller stikkprøver i forskjellige sammenheng.

Rutiner og opplæring

For å redusere skader på ansatte, svinn og sannsynligheten for at utro ansatte stjeler i form av varer eller kontanter er det viktig at alle rutiner er dokumentert og at de ansatte er opplært.

Dette gjelder alle typer rutiner, men spesielt åpne- og stengerutiner, pengehåndtering, kassarutiner, varemottak, fakturakontroll, medisinhåndtering, personopplysninger, oppbevaring/kontroll av klientpenger, bruk av kameraovervåkning og alarmer, retur av varer, internkjøp, rabattavtaler og lignende.

Det er ikke tilstrekkelig å ha rutiner og regler i en perm på bakrommet. De ansatte må få opplæring og bør også underskrive på at de har lest, fått opplæring i og forstått de viktigste rutinene. Det kan også være en ide og ta dette opp i personalmøter, diskutere om rutinene er forstått og om de kan forenkles eller forbedres. Gode rutiner og god opplæring reduserer svinn og usikkerhet og gir bedre kvalitet i alle ledd.