Hvordan lykkes med HR og personalledelse?

Publisert:

Aktivitet på møterom

Med gode HR-relaterte rutiner vil du som arbeidsgiver lettere kunne unngå konfliktsituasjoner. Vi gir deg tipsene.

Langtidsplanlegging av personelldekning i ferier og høytider

Tidlig start av planleggingen av personelldekning i ferier og høytider, vil ofte kunne avhjelpe mulige konfliktsituasjoner om hvem som kan få ferie og hvem som må arbeide under høytiden. Medvirkning og felles forståelse av hva som på ulike tidspunkt er nødvendig personelldekning er et viktig utgangspunkt. Dette kan f eks gjøres gjennom samtaler, forventningsavklaringer og gjennom etablering av rutiner for arbeidsplaner og ferieavvikling. Dette bør gjøres i god tid før høytiden eller ferien nærmer seg. Blir man enige om hvem som skal arbeide f eks på påskeaften ikke bare i år, men også de neste år, så vet både bedriften og de ansatte hva de har å forholde seg til når de skal planlegge drift og ferieavvikling. Dermed vil det f eks for tariffbundne virksomheter kunne bli færre konfliktsituasjoner enn om arbeid må pålegges i samsvar med tariffavtalens regler.

Jevnlige samtaler med de ansatte, ikke bare den årlige medarbeidersamtalen

Skal man som arbeidsgiver få best mulig nytte av medarbeidernes potensial, er tydelige mål og forventninger samt jevnlige, konkrete tilbakemeldinger nøkkelen. Løpende tilbakemeldinger på atferd og det medarbeideren selv kan gjøre noe med, har en mye større effekt enn å samle alt opp til én enkelt medarbeidersamtale i året. Det er derfor ikke bare i de konkrete situasjoner hvor man mener medarbeideren fortjener ros eller burde gjort noe annerledes at man bør ha samtaler, men også når man ellers ser at samtaler kan være nyttig. Som leder er din rolle å sette retning, forsterke ønsket atferd og bidra til korrigering av uønsket kultur eller handlinger.

I loven og tariffregelverket er det ingen spesielle reguleringer knyttet til hyppighet og innhold i medarbeidersamtaler. Imidlertid vil det å ha avholdt medarbeidersamtaler være et viktig bevismiddel for arbeidsgiver i de situasjoner hvor arbeidsgiver blir nødt til å vurdere sanksjoner, eksempelvis avslutning av arbeidsforhold. Som arbeidsgiver er det viktig å dokumentere, om ikke annet for sin egen del, innholdet i viktige samtaler. Det gjør det også enklere i etterkant å vise til at man som arbeidsgiver tidligere har gitt nødvendige tilbakemeldinger uten at medarbeideren har justert sin atferd deretter.

Etablere en feedbackkultur utover medarbeidersamtalen

Det å gi, og åpne opp for å ta i mot tilbakemeldinger, er en viktig del av lederrollen og konfliktforebygging. Medarbeidersamtalen er én arena for dette. Virke mener også at konflikter generelt kan forebygges i team, avdelinger og hele virksomheten ved å ha en felles oppfatning av mål og ved å etablere en feedbackkultur. Ikke bare leder bør gi sine medarbeidere tilbakemelding. Ledere bør legge til rette for, oppmuntre og trene alle kollegaer og ledere i å gi hverandre direkte feedback og tilbakemeldinger. Konstruktiv feedback skaper tillit, trygghet, lagånd og en opplevelse av at vi støtter hverandre, trekker i samme retning og gjør hverandre gode. En kultur med åpenhet og feedback er i seg selv konfliktforebyggende.

Dette er tips som også kan sette arbeidsgiver i en bedre bevismessig posisjon i evt. senere konfliktsituasjon.