Offentlige anskaffelser: Innsynsrett

Publisert:

Har bedriften din innlevert tilbud i en offentlig anbudskonkurranse må man være oppmerksom på at andre har vidtgående adgang til å få innsyn i dette. Hva kan unntas fra innsyn og hvordan går man frem som tilbyder for å sikre at andre ikke får innsyn i sensitiv informasjon?

Det klare utgangspunkt når det gjelder innsyn i dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser er at dokumentene er offentlige. Hvem som helst, også personer og virksomheter uten tilknytning til anskaffelsesprosessen kan få innsyn i disse dokumentene.

Offentlighet medfører at anbudsprosessen blir mer gjennomsiktig og etterprøvbar, noe som bidrar til å styrke rettsikkerheten til leverandører ved at muligheten til å legge vekt på utenforliggende hensyn reduseres. Selv om åpenhet normalt er i leverandørens interesse kan det samtidig være sentralt for leverandøren at en del opplysninger kan unntas fra innsyn. Den som leverer inn et tilbud skal sikres mot å lide skade eller tap ved at andre får innsyn i sensitiv informasjon. Uten regler som sikret dette kunne man risikere at leverandører ikke innga tilbud.

Mens man etter tidligere regler kunne unnta tilbud og anskaffelsesprotokoll fra innsyn, er disse dokumentene etter gjeldende rett offentlige med en gang leverandør er valgt. Dette skal bidra til å fremme klager før oppdragsgiver har inngått avtalen.

For at dokumenter skal unntas fra innsyn kreves det hjemmel i lov eller forskrift. For offentlige anskaffelser gjelder forvaltningsloven § 13 om unntak for opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Selv om informasjon i dokumenter kan klassifiseres som forretningshemmelighet er ikke dette alene tilstrekkelig. For å unnta opplysningene fra innsyn må det påvises en konkret konkurransemessig betydning for den opplysningene angår. I tillegg vil opplysninger som er allment kjent eller tilgjengelige fra andre steder faller utenfor. Det samme gjelder normalt opplysninger om en leverandørs økonomiske eller administrative forhold. I visse tilfeller kan leverandører ha en interesse i å unnta at de har innlevert tilbud, men slike opplysninger vil normalt heller ikke være omfattet av taushetsplikten.

Før noen gis innsyn i et anbudsdokument plikter det aktuelle organ å vurdere dokumentets innhold opp mot reglene om taushetsplikt. Dersom dokumentet inneholder forretningshemmeligheter har forvaltningen taushetsplikt, men den som har bedt om innsyn kan be om at spørsmålet forelegges tilbyderen, som kan samtykke til innsyn. I utgangspunktet har ikke leverandøren noen plikt til å opplyse om det er informasjon i tilbudsgrunnlaget som er taushetsbelagt. Vi vil likevel anbefale at man i et tilbudsdokument uttrykkelig presiserer hvilken informasjon man anser for å være unntatt fra innsyn. Da kan man unngå at oppdragsgiver tråkker feil og gir ut sensitiv informasjon til utenforstående. Vi er blitt gjort oppmerksomme på at noen oppdragsgivere, i tillegg til de vanlige tilbudsdokumentene, pålegger tilbyderne å utarbeide et eget tilbud uten taushetsbelagt informasjon som kan gis ut ved forespørsel om innsyn. Dette er en betingelse oppdragsgiver kan stille og som tilbyderne må oppfylle ved innlevering av tilbud.