Viktige endringer i skattereglene for tredjepartsytelser i arbeidsforhold fra 1. januar 2019

Publisert:

Mann leser om personalgoder på arbeidsplassen sin

Fra 1.1.2019 ble det innført flere nye skatteregler for naturalytelser i arbeidsforhold. Arbeidsgivere som ikke allerede har gjennomgått sine gamle rutiner og fått på plass nye, må få gjort dette raskt.

Therese Karoline Larsen og Per Einar Lunde, Advokatfirmaet PwC.

De nye reglene innebærer blant annet at arbeidsgiver pålegges et omfattende ansvar for rapportering av skattepliktige ytelser fra tredjeparter, og det er også innført endringer i både gavereglene og reglene om personalrabatter. I denne artikkelen skal vi fokusere på rapporteringsansvaret for tredjepartsytelser, men vi vil også komme innom noen av de andre regelendringene.

I et nøtteskall

Fra 1.1.2019 er altså alle arbeidsgivere pålagt ansvaret for lønnsrapportering av skattepliktige ytelser ansatte mottar fra tredjeparter, som ledd i sitt arbeidsforhold med arbeidsgiver. Arbeidsgivere er avhengig av å få opplysninger om slike ytelser fra arbeidstakeren selv eller fra tredjeparten. Det er derfor nødvendig at arbeidsgiver utarbeider rutiner som pålegger ansatte lojalt å informere arbeidsgiver om mottatte ytelser, slik at arbeidsgiver settes i stand til å vurdere om ytelsen er skattepliktig for den ansatte og arbeidsgiveravgiftspliktig for selskapet, og eventuelt foreta pålagt lønnsrapportering.

Som hovedregel er alt man som ansatt mottar i kraft av sitt arbeidsforhold skattepliktig som lønn. Det er irrelevant om ytelsen kommer direkte fra arbeidsgiver, et konsernselskap eller en tredjepart, eller om ytelsen gis til den ansatte eller den ansattes nærstående. Både vederlagsfrie og rabatterte gjenstander, tjenester og arrangementer kan innebære skatteplikt.

Tredjepartsbegrepet er i denne sammenhengen vidt. Typiske eksempler er eksisterende eller potensielle kunder, leverandører og forretningsforbindelser, men kan også være helt utenforstående aktører som butikker, reiseselskaper, hoteller, spisesteder, treningssentre, kortutstedere mv.

Selv om arbeidsgiver pålegges et rapporteringsansvar, har alle personer et selvstendig ansvar for å oppgi skattepliktige ytelser til beskatning i sin skattemelding.

Hvilke tredjepartsytelser er det typisk som rammes?

Alle selskaper bør lage seg en "bruttoliste" over hvilke tredjepartsytelser som potensielt kan tilfalle de ansatte i sitt arbeidsforhold hos arbeidsgiver. Det er noen tredjepartsytelser som er typiske gjengangere i mange selskaper:

  • Flybonuspoeng, andre typer bonuspoeng, cashpoeng og kickbacks som opptjenes i forbindelse med jobb, og som benyttes privat
  • Rabatter på varer/tjenester fra tredjeparter
  • Gaver
  • Deltakelse på arrangementer, reiser mv.

Nedenfor skal vi se litt nærmere på disse.

Flybonuspoeng

Media har vært svært opptatt av flybonuspoeng i forbindelse med disse nye reglene, og de aller fleste selskaper treffes av de nye rapporteringsreglene nettopp på grunn av flybonuspoeng. Arbeidsgiver har fra 1.1.19 ansvaret for rapportering av privat bruk av jobbopptjente flybonuspoeng.

Privat bruk av flybonuspoeng har alltid vært skattepliktig, og hver og en har hatt en selvstendig plikt til å ta dette med på egen skattemelding. Det nye er at fra 1.1.19 får arbeidsgiver ansvar for lønnsrapportering av den skattepliktige fordelen. Skattedirektoratet har kommet med noen praktiske avklaringer knyttet til dette:

  • Det er kun poeng som opptjenes fra og med 1.1.19 som arbeidsgiver får rapporteringsansvaret for. Det vil si at bruk av gamle jobb-opptjente poeng til private reiser må føres inn av den ansatte selv i sin skattemelding.
  • Ny arbeidsgiver får ikke ansvaret for rapportering ved bruk av poeng som er opptjent hos tidligere arbeidsgiver. Det ansvaret blir liggende igjen hos tidligere arbeidsgiver. Det vil si at tidligere arbeidsgiver må sørge for at den tidligere ansatte sier fra når disse poengene brukes.
  • Fordeler man kun får tilgang til fordi man f. eks. har sølv/gullkort, som oppgraderinger, lounge, fast track mv. trenger man ikke å rapportere/skattlegge. Det samme gjelder bruk av bonuspoeng mv. til kjøp av tilleggstjenester/ytelser til reisen, som f. eks. lounge og fast track, når dette kjøpes på reisetidspunktet (ikke på bestillingstidspunktet).
  • Når det gjelder verdsettelse må man kunne dokumentere en omsetningsverdi i sluttbrukermarkedet for en identisk vare (tidspunkt, klasse, rute). Dette kan f.eks. gjøres ved utskrift av en ordinær bestillingsside tatt på samme tidspunkt som bonusreisen bestilles.

Annen bonusopptjening, kickbacks osv.

De vil også være skatteplikt og rapporteringsplikt for annen type bonusopptjening, kickbacks osv. som tilfaller de ansatte når dette er arbeidsrelatert. Bonusdøgn på hotell som er opptjent ved jobb-overnattinger er ett eksempel. Et annet eksempel kan være når den ansatte legger ut for varer eller tjenester for arbeidsgiver med betalingskort eller annet som gir denne typen fordeler. De fordelene man får blir også skatte- og rapporteringspliktige når de benyttes privat.

Det er imidlertid presisert av Skattedirektoratet at "bagatellmessige" bonuser og kickbacks, som f. eks. Trumf-poeng ikke blir skatte- og rapporteringspliktige.

Her må man imidlertid vurdere om ytelsen virkelig er bagatellmessig. Er det den samme ansatte som gjennom hele året for eksempel legger ut for innkjøp av brød og pålegg til felles lunch, og ved innkjøpene bruker sitt Trumfkort kan poengene kanskje hver for seg være små, men samlet utgjøre vesentlige beløp. Etter vår oppfatning må man da vurdere om det likevel må anses å foreligge en skattepliktig ytelse. Hvor grensen går for hva som er bagatellmessig og hva som må anses å være noe mer, må da baseres på en konkret vurdering.

Rabatter

I nytt regelverk må man gjøre en vurdering av alle de rabattordningene som tilbys ansatte fra tredjeparter. Mange av disse vil antakeligvis være skattefrie, men det må gjøres en vurdering.

Skattedirektoratet og Finansdepartementet har gitt noe veiledning i hvordan dette skal vurderes, men det er ikke lett å konkludere i alle tilfeller. Det kan stilles opp noen ulike kategorier som rabattene kan plasseres i, til hjelp for den skattemessige vurderingen.

Rabatt-kategorier som hovedregel er skattefrie er:

  • Rabatter som arbeidsgiver kun formidler/ensidige markedsføringstiltak, for eksempel der arbeidsgiver kun videresender en e-post, henger opp en lapp på personalrommet, publiserer på intranett mv.
  • Nabolags-rabatter (rabatter som virksomheter tilbyr ansatte i andre virksomheter i nærområdet i profileringssammenheng, for eksempel såkalte "kjøpesenter-rabatter" der butikkene på senteret gir hverandre gjensidige rabatter).
  • Rabatter som hvem som helst kan oppnå gjennom fordelskort, bankkort, medlemskap i foreninger mv. fordi terskelen for å oppnå fordelen er så lav at hvem som helst kan få det. Dette gjelder uansett om ansatte har det aktuelle kortet/medlemskapet eller ikke.

Men så er det noen gråsoner, og noen tilfeller hvor rabatter vil være skattepliktige. De rabatt-kategoriene som særlig må vurderes i dette lys er:

  • Rabatter hvor arbeidsgiver har forhandlet/hatt en aktiv rolle, eller der det er mulig at selskapet har fått en bedre rabatt enn andre f. eks. på grunn av størrelse/mange ansatte (volumrabatt).
  • Rabatter på varer/tjenester hos forretningspartner av arbeidsgiver (vidt begrep).
  • Rabatter på varer/tjenester hos selskaper hvor arbeidsgiver gir en form for motytelse for rabatten (en eller annen form for bytteforhold).

For disse siste tre kategoriene må man etter vår oppfatning vurdere om man som ansatt her har fått noe mer enn en gjengs markedsføringsrabatt som gis til andre selskaper, uavhengig av størrelse eller relasjon. Har man ikke det, kan det antakelig argumenteres for at rabatten ikke utgjør en skattepliktig "fordel vunnet ved arbeid".

Som nevnt er det også fra 1.1.19 nye skatteregler for personalrabatter - altså rabatter på varer/tjenester som omsettes hos egen arbeidsgiver eller i arbeidsgivers konsern. Det er viktig å merke seg at rabatter på varer/tjenester fra kunder og leverandører (tredjeparter) som også omsettes hos arbeidsgiver/arbeidsgivers konsern omfattes av reglene om personalrabatter. Her er det også nye regler. Dette kan du lese mer om på Norges Skatteblogg: https://blogg.pwc.no/skattebloggen

Gaver

Gaver fra tredjeparter er som hovedregel skattepliktige, men dette bildet er litt sammensatt fordi man i noen grad må legge reglene for gaver i arbeidsforhold oppå reglene for gaver fra tredjeparter. Oversikten under viser skattereglene i 2018 og 2019 for gaver til ansatte - altså ved hvilke anledninger og innenfor hvilke beløpsgrenser ansatte kan motta skattefrie gaver fra arbeidsgiver. Forutsetningen for skattefrie gaver er at gavene gis som generelle ordninger i bedriften og består av en naturalytelse. Oversikten viser også hvordan gaver fra tredjeparter inngår i dette bildet (se *). Uansett må arbeidsgiver sørge for å få informasjon om gaver fra tredjeparter som ansatte mottar. I mange tilfeller finnes det også etiske retningslinjer i selskapene som sier noe om hva det er lov å motta, men disse sammenfaller ikke alltid med skattereglene.

  2018 2019
Lang ansettelse Kr 8 000 kr / gullklokke kr 12 000. Gjelder ved følgende jubileum: 25, 40, 50, 60 år. Kr 8 000. Gjelder ved følgende jubileum: første gang minst 20 år og deretter minst hvert 10. år.
Bedriftsjubileum delelig med 25  Kr 3 000  Kr 4 000*
Bedriftsjubileum delelig med 50  Kr 4 500 Oppheves (reglene for bedriftsjubileum delelig med 25 gjelder)
Giftemål  Kr 3 000  Kr 4 000*
Bursdag Fyller 50, 60, 75, 80 år: Kr 3 000 Fyller 50, og deretter hvert 10. år:
Kr 4 000*
Går av med pensjon  Kr 3 000  Kr 4 000*
Slutter etter minst 10 år  Kr 3 000  Kr 4 000*
Premiering av gode forslag til forbedring av organisasjon og arbeidsmetoder  Kr 2 500  Oppheves
Oppmerksomhetsgaver av bagatellmessig verdi (ligningspraksis)  Skattefritt*  Skattefritt*
Andre gaver  Kr 1 000  Kr 1 000*
Andre gaver eller beløpsgrense overskredet  Skattepliktig  Skattepliktig

*Gaver fra tredjeparter inngår

Kundepleie mv.

I tillegg til rabatter og gaver fra tredjeparter får arbeidsgiver fra 1.1.19 også det formelle ansvaret for eventuell lønnsrapportering av andre tredjepartsytelser som gis til sine ansatte. Eksempler på slike ytelser kan være deltakelse på arrangementer eller tilstelninger i regi av en kunde, typisk omtalt som "kundepleie".

Det positive med dette er at rapporteringsplikten nå legges på den som står nærmest til å kunne vurdere skatteplikten ved deltakelse på denne typen arrangementer. Etter vårt skjønn vil det ofte - også ved deltakelse på rene sosiale arrangementer - kunne være slik at de som sendes ut som representanter for selskapet, er på jobb, og at det derfor ikke skal innberettes noen skattepliktig fordel. Men, dette må definitivt vurderes, og i og med at det fra årsskiftet er arbeidsgiver som skal vurdere dette, må arbeidsgiver sørge for å innhente tilstrekkelig informasjon til å kunne gjøre denne vurderingen.

Det er nok ingen grunn til å tro, at det fokuset skatteetaten har hatt på skattemessig behandling av kundepleie, og særlig sosiale arrangementer, har kommet til veis ende. Det betyr at det å kunne dokumentere de vurderingene som er gjort, fortsatt kommer til å være viktig fremover. Dette forutsetter igjen gode rutiner for å få informasjonen til rett person internt (person med kompetanse til å vurdere de skattemessige konsekvensene) i rett tid.
Nettopp fordi veien fra informasjon og ytelse til den som forestår lønnsrapporteringen kan være lang, vil rapporteringsfristen i A-meldingen være 2 måneder senere for tredjepartsytelser enn for andre lønnsytelser. Det vil eksempelvis si at en ytelse mottatt i juni har rapporteringsfrist 5. september.

Hva gjør man?

Opplysningene som setter arbeidsgiver i stand til å vurdere skatteplikten og eventuelt innberette fordeler fra tredjeparter kommer ikke av seg selv. Disse opplysningene må arbeidsgiver få fra de ansatte selv og/eller fra tredjeparten. Vi tror neppe det er mange tredjeparter som verken har eller ønsker å få noe rapporteringsansvar overfor sine kunderelasjoner, så vi mener man i praksis må henvende seg til de ansatte.

Har man rutiner på plass som ansvarliggjør de ansatte til å gi relevant informasjon til arbeidsgiver, og følger opp denne rutinen, mener vi man som arbeidsgiver har gjort det man kan. Dette forutsetter selvsagt at man ikke lukker øynene dersom man forstår at ytelser ikke rapporteres. Har man gode rutiner kan arbeidsgiver ikke ilegges sanksjoner som tilleggsskatt dersom det forekommer brudd på rutinene fra de ansatte sin side som arbeidsgiver ikke kunne fanget opp.

Ja, dette er egnet til å ta pusten fra enhver, men her er det hjelp å få. Vi har et forslag til hvordan man kan jobbe med dette, og vi lover at det er mulig å lande godt på beina. Nedenfor finner du et forslag til prosessbeskrivelse som hjelper deg i mål:

Nye regler - rapportering og beskatning av naturalytelser fra 1.1.19

Som medlem i Hovedorganisasjonen Virke får du 20 % på våre timepriser. Vi har også utarbeidet en rutinemal for arbeidsgivers håndtering av tredjepartsytelser som kan innarbeides i personalhåndboka. Prisen på denne malen er kr 7.500 + mva for ett selskap. Skreddersøm faktureres på timebasis.

Vi avholder et seminar om dette temaet i samarbeid med Hovedorganisasjonen Virke mandag 28. januar kl 0900.

Vi håper å seg deg der! 

Kontaktinformasjon PwC

Therese Karoline Larsen
E-post:
Telefon: 95260154

Per Einar Lunde
E-post:
Telefon: 95260405